Send ut brev til avdelingene om rapportering. I brevet må det opplyses om hva som er intern-frist for når alle data som skal rapporteres må være oppdatert i FS. Brevet sendes i ePhorte.
Kall inn til dialogmøter med fakultetene, FIA og UiB-videre.
Kjør vask mot folkeregisteret for å få oppdatert statsborgerskap på alle aktive studenter
Produser foreløpige data og send epost til de rapporteringsansvarlige
15. februar: Rapportering av skikkethetsvurderinger
Frem til registreringsfristen kan den kjøres med endring av eksisterende verdier på inneværende termin (emne-rapportering, studieprogram rapportering registerkort og campus rapportering registerkort). Etter registreringsfristen kjøres den uten endring av eksisterende verdier. For beregning av studieprogram og campus på resultater kjøres med endring første gang og deretter uten endring av eksisterende verdier (for å unngå at den overskriver manuelle endringer av studieprogram i protokoll, inkludert enkeltemne-beregningen).
15. mars/15. oktober: Kjør FS161.001 (Beregning av møtt) for alle opptak og alle studietyper inneværende termin. Krav til møtt er Semesterregistrert. Rutinen kjøres uten kryss i "Sett møtt til N dersom søker ikke tilfredsstiller krav til møtt, og det ikke er satt verdi tidligere for møtt".
Kjør SQL som rydder i enkeltemner. Det er en SQL som setter riktig program på vurderingsresultater fra forrige termin, og en SQL som setter riktig program på registerkort for inneværende termin. SQL ligger i rapporteringsmappen fra sist semester (SQL Enkeltemne).
15. februar/15. oktober: Utvekslingspersoner
Rapporten utvekslingspersoner genereres først for å få datagrunnlag
Sjekk så arket Mangler studieprogram! i tableaurapporten og rydd opp de som mangler
kjør så SQL som setter stedkode basert på studieprogram på de som bare er registrert på UiB. Når SQL er kjørt vil data være korrekt når alle rapportene genereres i neste punkt.
Åpne bildet "DBH - Rapportering" og generer datagrunnlag for de aktuelle rapportene for den gitte rapporteringsdatoen. For de fleste bakgrunnsdata som Kvalifikasjoner, Studieprogramopplysninger, Studieretninger og Emneopplysninger må data genereres både for inneværende og forrige termin. Se plan for rapportering for informasjon om hvilke rapporter og semestre det skal genereres data for.
Februar/Oktober: Sjekk Tableau-rapporten for SP per semester. Huk av for studieprogram EXPHIL i filteret. Dersom det havner data i aktuell rapporteringstermin på EXPHIL må studieprogram på disse resultatene rettes. Se: https://rapport-dv.uhad.no/#/site/UiB/views/Studiepoengperstudent/SPperstudentpersemester?:iid=1. Det finnes sql for å rette opp i disse. Etter retting må datagrunnlag for eksamensdata genereres på nytt.
Last alle genererte data opp på DBH: https://dimp.nsd.uib.no Rett eventuelle feil som meldes fra om ved opplasting, og gå gjennom alle endringsrapporter.
Det er laget Tableau-rapporter for alle viktige data som rapporteres til DBH. Disse brukes for kvalitetssikring, og det lenkes til disse fra rapporteringsveilederen. Alle disse bør kontrolleres og publiseres med riktige forhåndsinnstillinger for år og semestre, slik at data som skal rapporteres viser ved åpning av rapportene.
Sjekk at data i DBH-tabellene og Tableau-rapportene stemmer overens
Dialogmøter med fakultetene, Forskning- og innovasjonsavdelingen, og UiB-videre
Foreløpige data må være generert i god tid før møtet, slik at fakultetene og avdelingene kan forberede seg.
Alle endringsrapporter på DBH gjennomgås i dialogmøtet
Alle Tableau-rapportene gjennomgås i henhold til Rapporteringsveilederen
Eventuelle feil eller mangler i datagrunnlaget må rettes opp i FS før den interne rapporteringsfristen.
Godkjenning av data på DBH
Etter den interne rapporteringsfristen blir datagrunnlaget for alle rapportene generert på nytt
Det produseres en protokoll som inneholder tabeller med oversikter over alle data som skal rapporteres og et vedlegg til protokoll der rapporteringsdata sammenstilles med rapporterte data fra tidligere år.
Det sendes brev i ePhorte til alle fakultet, samt FIA, der de bes bekrefte at alle data som skal rapporteres er kvalitetssikret og at de godkjenner at de kan rapporteres til DBH.
Når alle fakultet/avdelinger har godkjent at data er kvalitetssikret kan data godkjennes og publiseres på DBH.