Veileder til bruk ved kvalitetssikring av data i forbindelse med rapportering til NSD/DBH (samt SSB og NIFU)

Bakgrunn for rapporteringen

FS er et studieadministrativt system for registrering av studentdata. Data rapporteres fra FS til andre systemer og brukes i mange sammenhenger. Særlig viktig er rapporteringen til DBH fordi data rapportert til DBH benyttes i forbindelse med departementets beregninger knyttet til UiBs finansiering. DBH samler også inn data på vegne av SSB og NIFU. Det er derfor særdeles viktig at data som rapporteres kvalitetssikres på en god måte. Dette forutsetter at data i FS er av god kvalitet, og at vi etterstreber felles registreringspraksis og utvikling av retningslinjer og regelverk.

Generelt om rapporteringen ved UiB

Universitetsdirektøren har i brev til fakultetene bestemt at fakultetene har ansvaret for å registrere og kvalitetssikre rapporteringsdata i FS. Studieadministrativ avdeling skal koordinere og sende rapportene samlet for UiB (jfr. Universitetsdirektørens brev av 16.12.1998 Ansvar for rapportering til Felles studentsystem og Database for høyere utdanning DBH - ref. 98/4739). Seksjon for studiekvalitet vil bistå kvalitetssikringsarbeidet og legge til rette for at fullstendige data blir registrert i FS.

Det vil hvert semester sendes ut et brev i ePhorte angående rapporteringen til DBH. I dette brevet vil det opplyses om frister for rapporteringene, og hvilke data som skal rapporteres til de ulike fristene. I dette brevet vises det også til en detaljert plan for semesterets arbeid med rapportering.

Det konkrete kvalitetssikringsarbeidet ved UiB består i at fakultetene kontrollerer rapporter og oversikter i FS – samt lister og oversikter produsert av SA. SA vil i forkant av rapporteringsfristene generere datagrunnlaget for rapportering, og produsere oversikter med data som skal rapporteres. Disse vil gjøres tilgjengelig i Tableau og vil vil både inneholde rådata, og pivoterte oversikter som kan sammenlignes med tidligere års rapporteringer. Fakultetene må kontrollere disse dataene, og korrigere eventuelle feil i FS innen den intern-fristen som er opplyst i brevet i ePhorte.

Det kalles inn til møter med hvert enkelt fakultet der rapporteringsdata blir gjennomgått. Før data blir endelig rapportert til DBH kaller Studieadministrativ avdeling inn alle fakultetene, samt Forskningsadministrativ avdeling, til et møte der det blir godkjent at de gjennomgåtte data kan rapporteres.

Om kjøring av rapporter

Dette gjøres enklest ved å trykke ctrl-o og oppgi rapportnummeret, for eksempel 010003 dersom du ønsker å åpne rapporten FS010003 Kvalifikasjoner. Rapportene er også tilgjengelig i modulen for Semesterregistrering (under Rapporter - NSD-Rapporter).

I NSD-rapportene må man velge "Hent datagrunnlag” for å kjøre rapporten. Datagrunnlaget som da kommer opp er generert av SA. Dersom du har gjort endringer i grunnlagsdata og ønsker å kontrollere rapporten på nytt må du ta kontakt med SA for å få generert nytt datagrunnlag.

Kvalitetssikring av data i Tableau

Oversikter over data som skal rapporteres til DBH vil bli gjort tilgjengelig i Tableau i god tid før den interne rapporteringsfristen: https://rapport-dv.uhad.no/#/site/UiB/projects/402

Her vil det foreløpige datagrunnlaget kunne sammenstilles med tidligere rapporterte data, og det vil være tilgjengelig rapporter som viser ulike fremstillinger av datagrunnlaget. For alle Tableau-rapportene vil det være tilgjengelig ulike filtre som kan brukes for å lette kvalitetssikringen, for eksempel filtre for fakultet og studienivå.

Øverst i rapporten vil det vise en dato og klokkeslett som viser når datagrunnlaget for den aktuelle rapporteringsterminen er generert. Dersom det er gjort endringer i FS etter dette tidspunktet vil disse endringene ikke være med i rapporten. Man kan da kontakte FS-hjelp for å få generert nytt datagrunnlag. Det er derfor viktig at man er oppmerksom på når datagrunnlaget er oppdatert. At SA har generert nytt datagrunnlag kan forklare endringer fra en dag til en annen.

For å få tilgang til datagrunnlaget som er brukt i en rapport kan man velge "Download" i menyen. Deretter velger man "Data" som filformat. I vinduet som da dukker opp kan man velge "Full data", huke av for "Show all columns", og klikke på "Download all rows as a text file". Man vil da få lastet ned hele datagrunnlaget, slik at det kan åpnes i Excel.

Dersom man er interessert i å se nærmere på en delsum av det som inngår i en rapport i Tableau kan man klikke på den aktuelle delsummen. Da får man opp en meny hvor man kan velge å se datagrunnlaget for denne delsummen. Se bilde under. Registrerte_studenter_Tableau_View_Data Se.png

Når man klikker på "View data" får man opp et vindu der man kan velge "Full data" og "Show all columns". Dersom man ønsker å jobbe videre med dette datagrunnlaget i Excel kan man klikke på "Download all rows as a text file".

Om behandling av rapporter i Microsoft Excel

De fleste rapporter fra FS kan tas over i Microsoft Excel for videre behandling. En nyttig funksjon i Excel er pivotering som gjør det mulig å få fram 2-dimensjonale tabeller basert på data fra FS-rapportene. På denne måten kan en for eksempel lage tabeller som viser antall studenter per fakultet/nivå.

Vi anbefaler alle å lese igjennom dette "kurset":https://support.office.com/nb-no/article/Video-Opprette-pivottabeller-74ce8afc-2446-4816-80ee-20ca7fb71793?ui=nb-NO&rs=nb-NO&ad=NO

Hjelp til pivotering kan også fås ved å kontakte FS-hjelp.

Dokumentasjon hos Sikt

I beskrivelsen av de ulike rapportene henvises det ofte til dokumentasjon utarbeidet av UNIT (leverandør av FS). Denne dokumentasjon er tilgjengelig på http://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/.

Lenke til brukerdokumentasjon for rapportering hos UNIT: http://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/brukerdok/rapportering/index.html

Dokumentasjon hos DBH

Alle rapporter som vi leverer til DBH er beskrevet også hos DBH. Dokumentasjonen finnes ved å klikke på fanen "Dokumentasjon" når en er inne og ser på en konkret rapport hos DBH.

Internkontroll av opplastede data på DBH

DBH har laget et system for å kontrollere data som er lastet opp på DBH før disse dataene har blitt godkjent. Her kan man sammenligne data som vil rapporteres med tidligere rapporterte data. Dette er et nyttig verktøy for å kunne avdekke eventuelle feil i data. Man kan også drille ned i dataene, slik at man for eksempel vil kunne se om det er emner eller studieprogram som har stor økning eller reduksjon i produksjon av studiepoeng.

Man trenger brukernavn og passord for å bruke dette systemet for internkontroll. Rapporteringsansvarlige på fakultet og andre avdelinger kan kontakte Studieadministrativ avdeling for å motta nødvendig innloggingsinformasjon.

Viktige lenker:

Database for statistikk om høgre utdanning (DBH): https://dbh.hkdir.no/

Rapporteringskrav hos DBH: https://dbh.hkdir.no/frister-og-rapportering/rapporteringskrav.

Beskrivelse av Departementets finansieringskategorier: https://dbh.hkdir.no/tall-og-statistikk/finansiering-meny/finansieringskategorier-finansiering?undermeny=finans_kategorier

Plan for rapportering om høsten.

Plan for rapportering om våren.

FS-rapporter

Under følger en komplett liste med de FS-rapporter som inngår i rapporteringen til DBH. Benytt lenkene ovenfor for å se hvilke rapporter som inngår i rapporteringen om våren og høsten.

Studieprogramopplysninger (FS010.001)

Emneopplysninger (FS010.002)

Kvalifikasjoner (FS010.003)

Fellesgrader (FS010.004)

Studieplasser (FS010.005)

Studieretning (FS010.006)

Organisasjonsenheter (FS010.013)

Campus (FS010.014)

Søknadsdata – kompetanse og poeng (FS011.001)

Registrerte studenter (FS011.002)

Emneoppmeldte studenter (FS011.003)

Eksamen (FS011.004)