For at forhåndsgodkjenning skal rapporteres fra FS til Lånekassen må det registreres et utvekslingsopphold for studenten i bildet Utvekslingsperson. I de fleste tilfeller gjøres dette ved at Studieadministrative avdeling kjører en rutine i forbindelse med utvekslingsopptak. Alle gule felter er obligatoriske, og må fylles ut. Feltene som er viktig i forhold til rapportering av forhåndsgodkjenning er avtaleid, periode for utvekslingsopphold og oppholdstype. Dersom studenten skal på praksisopphold eller feltarbeid må dette angis i feltet 'Oppholdstype'. Les mer om dette på Lånekassen sine sider.

Når et utvekslingsopphold er registrert i FS blir det automatisk generert en godkjenningssak av type FORHÅND. Denne saken har verdi for 'Utvekslingsavtale' og 'Dato fra' som kobler saken til utvekslingsoppholdet i bildet Utveklingsperson. Dersom feltet 'Dato-fra' skal endres må dette gjøres ved å klikke på knappen 'Endre fra-dato' i bildet Utveklingsperson.

Ved å klikke på den blå lenken med teksten 'Ikke klar for rapportering Lånekassen' får man opp informasjon om hva som mangler for at saken skal rapporteres.

I underbildet Omfang må man fylle ut hvor mange studiepoeng studenten får forhåndsgodkjent i graden sin. Både feltene 'Omfang totalt' og 'Omfang Lånekassen' skal fylles ut (Disse er som regel identiske). I feltet 'Terminangivelse Lånekassen' setter man terminen studenten reiser ut på utveksling. Ved endeling innpassing settes termin for siste avlagte vurdering på oppholdet.

Når saken er ferdig behandlet endrer man feltet 'Status behandling' til BEHANDLET. Dato for ferdigbehandlet blir da automatisk satt til dagens dato.

Det siste man bør gjøre er å sjekke at forhåndsgodkjenningen er klar for rapportering til Lånekassen. For at teksten 'Ikke klar for rapportering Lånekassen' skal oppdateres må man søke fram godkjenningssaken på nytt. Teksten skal da være endret til 'Klar for rapportering Lånekassen'.

Varlselmeldinger frå Lånekassen

Dersom Lånekassen ikke får fullstendige opplysninger frå når de forsøker å hente informasjon om forhåndsgodkjenning frå FS, vil det genereres en varselmelding. Disse varselmeldingene får man tilgang til ved å klikke på knappen 'Varsler' i hovedmenyen.

For å få tilgang til disse varselmeldingene må FS-hjelp legge inn at man skal ha rettigheter til dette. Man vil da i utgangspunktet få opp alle Ikke-løste varsler som gjelder egen enhet, men ved å endre 'Vis-valg' kan man få tilgang til 'Alle ikke-løste varler' eller 'Alle varsler'.

Det er i hovudsak to ulike typer feil som genererer slike varsler:

Det er registrert utvekslingsopphold og godkjennningssak for studenten, men forhåndsgodkjenningen har ikke blitt behandlet enda.
Det er verken registrert utvekslingsopphold eller forhåndsgodkjenning for studenten.

Dersom du tar en sak bør du først klikke i kolonnen 'Ta'. Saken blir da merket med dine saksbehandlerinitialer, slik at man unngår at andre begynner å jobbe på den samme saken. Deretter klikker man på 'Løs sak'. Man vil da enten få opp informasjon om hva som er galt med saken, eller man blir tatt direkte til godkjenningssaken for studenten.

Når en sak er løst bør man huke av i kolonnen 'Løst'. Saken vil da forsvinne frå visningen av Ikke-løste varsler.

I mange tilfeller vil nok problemet være at studenten ikke har søkt om forhåndsgodkjenning enda, og at saken derfor ligger som ubehandlet. Dersom man kan anta at studenten vet at det må søkes om forhåndsgodkjenning og bare ikke har fått gjort dette enda, kan man merke saken som løst. Listen over ikke-løste saker vil da kun inneholde saker som man faktisk må følge opp.