Bakgrunn

Data om personer i doktorgradsprogrammer rapporteres til DBH og gir informasjon om totalt antall personer og nye personer i doktorgradsprogrammer fordelt på finansieringskilder og program i et gitt semester.

Data fra denne rapporten benyttes i flere av DBHs tabeller:

Nye doktorgradsavtaler
Totalt antall doktorgradsavtaler
Gjennomstrømning i organisert doktorgradsutdanning (kolonnene Avbrutte avtaler og Gamle avtaler)

Periode for rapportering

Frist 15.02: doktorgradsavtaler for forrige vår (et år tilbake) med:

studierettstart før 30.06
beregnet sluttdato etter 01.01

Frist 15.10: doktorgradsavtaler for forrige høst (et år tilbake) med:

studierettstart før 31.12
beregnet sluttdato etter 01.07

Utplukk

Kun avtaler av typen ORG tas med
Dato finansiering settes på bakgrunn av dato for tildelt studierett. Kandidater med tildelt studierett i perioden danner grunnlag for DBH-rapporten ”Nye doktorgradsavtaler”
Avtaler registrert med disputas eller avbrudd (sluttdato på studierett) datert før rapporteringsperioden, rapporteres ikke (uavhengig av dato beregnet slutt)
Kolonnen Dato avbrudd gis sluttdato på studierett dersom denne er innenfor rapporteringsperioden og studentstatus ikke er satt til FULLFØRT eller OVERGANG
Finansieringskilde beregnes til å være enten EGEN, NFR, eller ANDRE på bakgrunn av informasjon registrert i underbildet "Finans." i Student samlebilde. Se dokumentasjon fra usit angående detaljer for beregning.

FS-rapport

FS012.001 Personer i doktorgradsprogrammer

Kvalitetssikring

Tableau-rapport: https://rapport-dv.educloud.no/#/site/UiB/workbooks/3498/views

Arket "Personer i doktorgradsprogrammer" viser aktive avtaler per fakultet for aktuell termin. Tallene er delt opp i avtaler der UiB er registrert som arbeidsgiver, og avtaler der andre institusjoner er arbeidsgiver. Videre er tallene brutt ned i forhold til finansieringskilde (EGEN, ANDRE, eller NFR). Ved å klikke på +tegnet ved siden av fakultet kan man drille videre ned å institutt og studieprogramkode.

Mer at det er hoved-finansieringskilden for kandidaten som skal rapporteres. Dette betyr at det er finanskilden som utgjør størsteparten av kandidatens finansiering som skal rapporteres her og ikke nødvendigvis den som finansierer studiet i rapporteringssemesteret. Dersom kandidaten for eksempel har hatt et 3-årig NFR-stipend og deretter får et universitetsstipend på 1 år for å fullføre studiet, skal NFR-stipendet fremdeles være markert med J i feltet Hovedfinanskilde.

For å se hvilke kandidater som inngår i tallmaterialet kan man klikke på et tall i tabellen og velge "View data" fra menyen som dukker opp. I vinduet som da dukker opp kan man velge "Full data" og "Show all columns".

Ved å bruke filtrene ute til høyre i rapporten kan man finne kandidater fra ulike arbeidsgiverinstitusjoner. Man bør sjekke at kandidatene er registrert med riktig arbeidsgiver, da disse institusjonene vil få uttelling når kandidatene er ferdige. Dersom noen dukker opp med ukjent arbeidsgiverinstitusjon mangler det muligens data om dette i underbildet Finans i FS.

Ved å bruke filteret for stipendidatstilling kan man finne de som er registrert med J i feltet stipendiatstilling i FS.

Arket "Nye avtaler" viser kandidater som blir rapportert med finansieringsstart innenfor den aktuelle terminen, og dermed blir regnet som nye. Årsaken til at vi rapporterer personer i doktorgradsprogrammer et helt år på etterskudd er at vi skal klare å få med alle nye kandidater. Disse beregningene blir blant annet brukt til å lage det nasjonale styringsparameteret for andelen ph.d.-kandidater som gjennomfører innen seks år.

Arket "Gamle avtaler" viser avtaler hvor det i rapporteringsterminen er mer enn seks år siden finansieringsstart. Merk at tabellen viser både kandidater der UiB er arbeidsgiver og kandidater der andre institusjoner er arbeidsgiver. Protokoller fra før 2019 høst er imidlertid begrenset til å vise gamle avtaler kun for kandidater der UiB er arbidsgiver.

Arket "Avbrutte avtaler" viser avtaler som har dato for avbrudd i rapporteringsterminen. Man bør sjekke om disse faktisk har sluttet, samt om det er noen som mangler i denne listen.

Arket "Individliste DBH" viser alle kandidatene som blir rapportert i den aktuelle terminen og data som blir rapportert om dem. Her vil man kunne kontrollere om det er opplysninger som mangler for enkelte av kandidatene, samt at opplysningene som blir rapportert er korrekt.

Arket "Kandidater som glipper DBH/SSB" viser kandidater som ikke kommer med i rapportene "Personer i doktorgradsprogrammer" (DBH) og "Personer i doktorgradsprogram - SSB". Dersom tidskonto ikke er oppdatert (på grunnlag av permisjoner o.l.) kan aktive studenter falle ut av rapporteringen fordi beregnet slutt ikke strekker seg inn i rapporteringssemesteret. For disse kandidatene bør man oppdatere tidskontoen slik at de kommer med i rapporteringen.

Pass på at hospitanter/gjester ikke kommer med som aktive kandidater. Dette sørger en for ved at det ikke angis en dato for opprinnelig slutt og at de ikke knyttes til en grad under "hele"-knappen".

Relevant dokumentasjon

Brukerdokumentasjon for tabellen "Personer i doktorgradprogrammer" hos DBH
Dokumentasjon av rapportering av studentdata (Lenker til eit ekstern område.)Lenker til eit ekstern område. hos UNIT
Brukerdokumentasjon for "Doktorgrad" (hos UNIT)
Rutinebeskrivelse "Doktorgradsutdanning" (hos UNIT)
Rapporteringsveileder