I følge UiBs Ph.d.-reglement, § 4.4. Rapportering, skal doktorgradskandidaten og hovedveileder hvert år i løpet av avtaleperioden levere separate skriftlige rapporter om framdriften av forskerutdanningen. Rapportene skal sendes til og godkjennes av fakultetet eller av andre enheter som fakultetet har delegert dette til.

Må ikke forveksles med PHD halvårsregistrering.

Selve rapporteringen gjøres via Survey Xact.

Vedlikehold av data i FS

Grunnlagsdata for identifisering av aktive ph.d.-kandidater og veiledere hentes fra FS. Det er viktig at informasjon om disse vedlikeholdes fortløpende i FS.

Aktiv kandidat

Kandidater må ha status som aktiv i FS og ha aktiv studierett
Kandidater må ha en korrekt e-postadresse
Må ha korrekt stedtilknytning

Kontroll av kandidatdata

Rapporten FS732.001 Veiledningsforhold for student: Hak av for aktive studenter, angi studieprogram og velg veilederkategori HOVED. Den vil liste hver enkelt kandidat knyttet til program eller sted (avhenger av hva man velger som utplukk), og vil kunne benyttes til å kontrollere det meste av kandidatdata.
- Sted: Velg hele Student samlebilde og oppgi korrekt stedkode i rammen DrGrad.
- E-post: Student samlebilde, underbilde Adr. E-post intern inneholder UiB-adressen og hentes fra SEBRA. E-post ekstern benyttes for privat e-postadresse. Kan fylles ut av kandidaten selv via StudentWeb.
- Aktiv: I student samlebilde må studieretten ha studentstatus AKTIV og en studierettperiode som ikke er avsluttet. (Kandidater med status PERMISJON vil også anses som aktive i denne sammenheng, men de får velge om de vil rapportere.)

Veileder

Hovedveiledere skal levere rapport for hver kandidat
Må være registrert med med korrekt e-postadresse i FS

Kontroll av veilederdata

Rapporten FS732.002 Veiledningsforhold for veiledere: Hak av for aktive studenter, angi studieprogram og velg veilederkategori HOVED. Den vil liste hver veileder med sine respektive kandidater, og vil kunne benyttes til å kontrollere det meste av veilederdata.
- E-post: Endres i bildet Fagperson. Feltet Epost inneholder UiB-adressen, mens Epost-ekstern benyttes hvis veileder skal kontaktes på annen e-post. Tips: gå til bildet Fagperson ved å dobbelklikke på navnet til veileder i Student samlebildet, underbilde Veiledn.
- Sted: Endres i bildet Fagperson i feltet Sted ansatt.

Hvem skal ikke rapportere

Ph.d.-kandidater tatt opp etter 1. juli inneværende år
Ph.d.-kandidater som har levert avhandling innen 1. oktober inneværende år
Veiledere som er registrert med annen status enn HOVED i FS

Øvrige kontroller av datagrunnlag

Andre FS-rapporter/-bilder som kan benyttes for å kontrollere data som hentes til den lokale rapporteringsdatabasen:

Kandidater som har levert, men som ikke har disputert

Rapporten FS935.001 Innleveringer uten gjennomført disputas: Kjør for fakultet og sorter på dato.

Kandidater med aktive avtaler innenfor gitt periode

Rapporten FS913.001 Kandidatopplysninger gir informasjon om aktive avtaler uavhengig av veilederforhold. Sjekker mot sluttdato for studierett.

Kandidater som har registrert seg på StudentWeb

Rapporten FS728.001 Utdanningsbekreftelse. Kjøres for studieprogram, inneværende termin for bekreftelse av plan, menyvalg Kun studenter som har bekreftet...

Kandidater som ønsker å rapportere på engelsk

Kontroller språkinnstillinger i bildet Person / Student. Feltet Skal tilskrives på må ha verdien ENGELSK. Tips: gå direkte til Person / Student ved å dobbelklikke på navn til student i Student samlebilde.