Vitnemålsdokumenter (FS670.001)

For å støtte den nye nasjonale malen for vitnemål har FS fått en ny rapport for produksjon av vitnemål (FS670.001 Vitnemålsdokumenter).

Fra denne rapporten kan man produsere både vitnemål, diploma supplement og såkalt reste-karakterutskrift. Dette gjør man for en enkeltstudent ved å krysse av for dette og oppgi gradkode, studieprogram (og eventuelt studieretning), samt studentnummer eller fødselsnummer og deretter kjøre rapporten.

Deretter benytter man knappen «Lag vitnemål»:

Vitnemålet åpnes da i et nytt vindu hvor en kan se over de ulike delene (forsiden, side 2 og grunnlag for vitnemål). For å generere pdf (og dermed kunne skrive ut vitnemålet) trykker man på knappen "Skriv":

Oftest vil man produsere ett og ett vitnemål – som ovenfor. Da betyr det ikke noe om man velger «Alle vitnemål» eller «Valgt vitnemål». Dersom man kjører rapporten for et helt kull, vil man her kunne velge å kun generere pdf for det vitnemålet som er valgt i forrige bilde.

Vitnemålene skal arkiveres i studentens dokumentarkiv og dette gjøres ved å krysse av for «Arkiver vitnemål». Dersom en genererer ny pdf for vitnemålet må en også ha kryss i «Slett evt tidligere vitnemål».

Alle vitnemål skal sidenummereres, så det må være krysset av for dette.

Når man trykker «Generer pdf» vil pdf’en dukke opp i Acrobat Reader og kan printes derfra. Vitnemålene skal skrives ut på enkeltsidig A4.

Registrering av dato for utskrift og publisering i Vitnemålsportalen

Når man har skrevet ut Vitnemål og DS bør man klikke på knappen 'Oppdatér vitnemål og DS produsert'. Da settes dagens dato inn i feltet 'Utskrevet' i oppnådd kvalifikasjon protokoll. Uten at det står en dato i dette feltet vil ikke vitnemålet bli tilgjengelig på Vitnemålsportalen (med unntak av kvalifikasjoner som er oppnådd for mer enn to år siden). Det er også mulig å registrere dato for utskrevet vitnemål manuelt direkte i bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll.

Informasjon om graden, målsetting, innhold, organisering og læringsutbytte

Side to er bygget opp i henhold til den nasjonale malen. Det vil si at det først kommer en generell beskrivelse av graden. Denne delen genereres automatisk på bakgrunn av hva slags grad studenten har oppnådd og omtaler lovhjemmel, normert studietid og plassering i nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk og vi har således ikke mulighet til å endre tekster og innhold her (utover feil).

Deretter kommer det et avsnitt om studiets målsetting, innhold og organisering. Teksten i dette avsnittet hentes fra Studieprogram samlebilde (underbildet «Tekst – DS / Vtm»). I disse feltene kan man legge på informasjon som er spesifikk for studieprogramet, f.eks. fagspesifikke karakterbeskrivelser slik som det er gjort for MNT-fagene (matematikk, naturvitenskapelige og teknologiske fag).

Legg merke til at det er mulig å vedlikeholde tekster som gjelder fra og med et kull. Dersom det er behov for å endre tekster som skal gjelde kun fra og med et kull, kan man kopiere den eksisterende raden ved å bruke ctrl-k og deretter endre (fra-)kulltermin og de relevante tekstene.

Studieprogram med studieretninger

I tilfeller der det på vitnemål eller Diploma Supplement skal framkomme informasjon knyttet til den enkelte studieretning, må denne informasjonen registreres i bildet "Studieprogram - Studieretning" som finnes i modulen Studieelementer. Her opprettes det en ny rad i underbildet "Tekster Diploma Supplement og vitnemål". Tekster som legges inn her vil overstyre tekster registrert i tilsvarende underbilde i bildet Studieprogram samlebilde. Merk at dersom felter er tomme på studieretningen vil rapportene for DS og vitnemål benytte eventuelle tekster som er registrert på studieprogrammet.

Dato for oppnådd grad

I følge den nasjonale malen for vitnemål skal dato for tildelingen av graden (oppnådd grad) være tilsvarende datoen for overføring til eksamensprotokoll av resultatet for den siste eksamen som inngår i graden.

Dersom en benytter rutinen «FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifikasjon – utdanningsplanbasert» velger man derfor «Beregn oppnådd dato etter UHR-modell». Dersom man ikke benytter denne rutinen for å registrere oppnådd grad, må man manuelt finne dato for overføring til eksamensprotokoll for siste emne som inngår i graden og benytte denne datoen som oppnådd dato når man registrerer oppnådd kvalifikasjon.

Utdanningsplanbildet og vitnemål

I bildet Utdanningsplan kan man både underveis i studiet og ved generering av oppnådd kvalifikasjon legge inn informasjon knyttet til vitnemålet.

Merknad for vitnemålsgrunnlag (Side 3)

Merknader lagt inn her vil skrives ut under karakterutskriften (grunnlag for vitnemål) i vitnemålet. Legg merke til at disse merknadene blir vist i Student samlebilde (underbildet MrkR) og vil bli tatt med over til kvalifikasjonsprotokoll kun dersom en benytter rutinen «FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifikasjon – utdanningsplanbasert». Dersom man ikke benytter gradsfangstrutinen må merknadene legges manuelt inn i bildet Oppnådd kvalifikasjon (i underbildet Merknad) før graden overføres til protokoll.

Utsettelse av vitnemålsutstedelse

Her kan man registrere at studenten har fått innvilget utsettelse av vitnemålsutstedelse. Dette hindrer ikke at gradsfangstrutinen fanger opp studenten og oppretter Oppnådd kvalifikasjon, men det vil ikke være mulig å produsere selve vitnemålet.

En utsettelse av utskrift av vitnemålet er ikke til hinder for at en registrerer oppnådd kvalifikasjon og overfører denne til protokoll graden er oppnådd. Slike gradsoppnåelser bør derfor registreres, slik at de blir rapportert korrekt.

Forbedring av karakter

Når vitnemålstildeling er utsatt på grunnlag av ønske om å forbedre en eller flere karakterer, sier den nasjonale malen for vitnemål at det i slike tilfeller skal opplyses i en merknad i Grunnlag for vitnemål hvilken karakter som er forbedret.

Dette gjøres enkelt ved å sette en J i feltet «Forbedret etter oppn.» i underbildet «Emne» enten i bildet «Oppnådd kvalifikasjon» før den overføres til protokoll, eller i bildet «Oppnådd kvalifikasjon protokoll» dersom den allerede er overført.

Dette fører til at karakteren på Grunnlag for vitnemål får en nummerert fotnote som forteller at karakteren er forbedret etter at graden var oppnådd.