Semesterbetaling- Fakturaoppretting, frafall og fritak i FS

På denne siden kan du lese om:

• Registrere fritak av semesteravgift og EKSTERNE studenter i FS

• Fakturaoppretting og sletting av frafall

Studenter skal normalt betale semesteravgift hvert semester. Studenter betaler semesteravgiften ved å logge seg inn og betale med kort eller Vipps på semesteravgift.uib.no

Registrere fritak av semesteravgift og EKSTERNE studenter i FS

Registrere fritak av semesteravgift i FS

Fakultetet legger selv inn fritak for semesteravgift ved å:

• Opprette registerkort for det aktuelle semesteret – (eget bilde Registerkort, øverste del aktiv, legg inn ny rad, hent opp på fødselsnr: År-termin)
• Registerkort= J i feltene ‘Betaling OK’ og ‘Registrering OK’
• Betalingsform= IKKEBETALT (student får ikke semesterkvittering, verken papir eller studenbevisapp). Studenten kan generere faktura fra Studentweb, betale den, og dermed få semesterkvittering (studentbevisapp)
• Registreringsform = MANUELT 

Fritak fra betaling i følgende semester- for studenter uten aktiv studierett med gyldig fravær

Fritak registreres som beskrevet ovenfor.

Registrere semesteravgift for EKSTERNE studenter i FS

Ekstern betaling gjelder studenter som studerer ved flere studiesteder og har sitt hovedstudiested ved en annen utdanningsinstitusjon. De betaler til det studiestedet der de oppholder seg i det semesteret betalingen gjelder for. EKSTERN registreres i FS i Registerkortet. For å sjekke hvilke institusjoner som er underlagt ordningen om fritak ved ekstern kan en søke det opp i listen over godkjente institusjoner:

Rutine (I registerkortet til studenten):

• Sett Betaling OK: J
• Dato for betalt (sett dagens dato)
• Form: EKSTERN
• Sted: Finn studiestedet de har betalt til i nedtrekksmenyen eller skriv inn kode om du vet hva inst.koden er
• Trykk på oppdater i menylinjen i FS

Du trenger ikke registrere frafall i [FAKTURARESKONTRO_samlebilde_RESKONTRO], da det er med i frafallsrutinen som kjøres av FS etter fristen for semesterbetaling og registrering er løpt ut hvert semester.

Hvordan søke opp institusjonsnavn/koder i registerkortet i FS?

Stå i Stedkode feltet, trykk Ctr+T for å få opp søkefunksjon og skriv inn/let opp institusjonens navn (Velg Norge som land for å begrense søk). Trykk 'bruk' etter du har funnet rett institusjon i institusjonsnavnfeltet.

Fritak fra betaling ved Sykeeksamen i følgende semester, uten aktiv studierett

Studenter med legeerklæring som ikke har fått tatt eksamen i planlagt semester, og som ikke har studierett i følgende semester, kan innvilges utvidet studieretten og få fritak fra å betale semesteravgiften for å avlegge sin eksamen. Studieretten bør utvides til midten av februar i vårsemesteret og midten av september for høstsemesteret for å være gyldig i det aktuelle semesteret. Dersom eksamen er senere bør studieretten utvides til etter eksamensdato.

OBS! Dersom eksamen er etter semesterregistreringsfristen er det meget viktig at det legges inn registerkort med J i feltene ‘Betaling OK’ og

‘Registrering OK’ for å unngå at studieretten blir inndratt når FS inndrar studieretter for de som ikke har semesterregistrert seg og betalt semesteravgift.

Gjelder fritaket studenter som tar etter- og videreutdanning ved UiB kan en lese mer om semesterbetaling/fritak for EVU her

Fakturaoppretting/fjerne frafall på faktura ved betaling etter frist

Rutine: FS207.001 Fakturaoppretting

Etter fristen for innbetaling av semesteravgift er det ikke lenger mulig for en student å generere faktura for å betale semesteravgiften. Dersom en student ikke får opp betalingsinformasjon i Studentweb skyldes dette vanligvis at personen enten ikke har studierett eller er PhD (skal ikke betale unntatt kvotestudenter). Det henter enkelte ganger at en må foreta en fakturaoppretting. 

Før du oppretter en ny faktura: 

1. Sjekk alltid i Studentsamlebildet at personen har gyldig studierett
2. Sjekk om det ligger en frafalt faktura allerede, og om du kan slette frafall
3. Gå alltid via fakturaoppretting, opprett aldri reskonto direkte på en student. 

Dersom studenten har startet semesterregistreringen, men ikke betalt innen fristen kjører FS en rutine som frafaller semesterbetalingene på studenter som ikke har betalt. Det kan likevel noen ganger være aktuelt at studenten skal få betale etter frist. Dette skal sjekkes av med fakultetet FØR frafall slettes og fakturaen gjenopprettes. 

• Fyll ut: Utplukk: Person, Studnr., Studieprogram, Kull, Fakturadetaljtype: SEMAVGH12-Semesteravgift, Fakturadetaljtype: Frivillig støtte til SAIH, Termin, Betalingsfrist
• Sjekk at det kommer to linjer nederst på siden. Trykk deretter Ja under Oppdater database og trykk Rapport.

Fjerne frafall

Dersom det allerede eksisterer en frafalt faktura for inneværende semester kan en velge å fjerne frafall. Studenten vil da kunne logge seg på betalingstjenesten og betale der fram til fristen som er satt på fakturaen:

Rutine: FS- Student samlebilde [students]

Velg Fakturareskontro samlebilde [RESKONTOR] i nedtrekksmenyen midt på siden:

Velg handlingen «Slett frafall» 

Sett ny forfallsdato (betalingsfrist for faktura) og oppdater:

Betalingen skal da bli tilgjengelig for studenten på StudentWeb.