Innlevering

Det er en fordel om kandidat eller veileder gjør fakultetet oppmerksom på at innlevering er nært forestående, slik at nødvendige forberedelser kan starte.

Når kandidaten mener at avhandlingen er klar for bedømmelse, leveres avhandlingen inn til fakultetet ph.d.-kandidaten er knyttet til. Det er vanlig at avhandlingen først leveres inn når også hovedveileder mener at kvaliteten er god nok.

Opplæringsdelen skal være gjennomført og godkjent før avhandlingen innleveres. Hvis dette ikke har blitt ordnet før innlevering, kan ikke bedømmingsprosessen settes i gang.

Bedømming

Etter innlevering oppnevner fakultetet en sakkyndig bedømmelseskomité på minst tre medlemmer. Veilederne kan ikke være medlem av komiteen, men kan om ønskelig innkalles til samtaler med komiteen for å gjøre rede for veiledningen og arbeid med avhandlingen. Oppnevnt veileder kan heller ikke administrere komiteens arbeid eller lede disputasen.

Fakultetet godkjenner avhandlingen på bakgrunn av innstillingen fra komiteen.

Mindre omarbeiding av avhandlingen

I noen tilfeller vil komiteen be kandidaten gjøre mindre omarbeidinger av avhandlingen før den skriver en endelig innstilling. Komiteen skal da gi en konkret oversikt over hva kandidaten må omarbeide. Fristen for omarbeidingen skal ikke være lengre enn tre måneder.

Dersom komiteen finner at dyptgripende endringer er nødvendige for at arbeidet skal kunne anbefales til disputas, skal komiteen underkjenne avhandlingen (se under).

Pressemelding

I forkant av prøveforelesning og disputas skal kandidaten utforme en pressemelding på norsk. Pressemeldingen er et bidrag til å gjøre avhandlingen og dens resultater kjent for allmenheten. Mange kandidater vil gjerne at veilederen leser gjennom pressemeldingen før denne offentliggjøres. For kandidater som ikke mestrer norsk, vil det ofte være helt avgjørende at for eksempel veilederen oversetter teksten til norsk.

Prøveforelesning

Etter at kandidaten har levert inn avhandligen, skal hun/han prøveforelese. Ved noen fakultet skjer dette like før disputasen, mens andre steder skjer dette noen måneder eller uker før. I sistnevnte tilfeller, er komiteen gjerne en annen enn den som er oppnevnt for å vurdere avhandlingen.

Tema for prøveforelesningen kunngjøres for doktoranden ti virkedager før forelesningen. Prøveforelesningen er en selvstendig del av ph.d.-prøven. Hensikten er å prøve ph.d.-kandidatens evne til å tilegne seg kunnskaper utover avhandlingens tema og evnen til å formidle disse i en forelesningssituasjon. Prøveforelesningen bør ha en varighet på 45 minutter.

Disputas

Disputasen skal være offentlig. Det skal normalt være to opponenter.

Disputasen ledes av dekanen, eller den dekanen bemyndiger. Den som leder disputasen, gjør kort rede for innleveringen og bedømmelsen av avhandlingen og for prøveforelesningen og bedømmelsen av denne. Deretter gjør ph.d.-kandidaten rede for hensikten med og resultatet av den vitenskapelige undersøkelsen. Første opponent innleder diskusjonen og annen opponent avslutter disputasen. Det enkelte fakultet kan likevel fastsette en annen rekkefølge og oppgavefordeling mellom ph.d.-kandidaten og opponentene. Øvrige tilstedeværende som ønsker å opponere ex auditorio, må under disputasen gi melding om dette til disputasens leder innen det tidspunktet som denne fastsetter.

Etter disputasen sender bedømmelseskomitéen en innberetning til fakultetet, der den gjør rede for hvordan den har vurdert forsvaret av avhandlingen. Innberetningen skal konkludere med om disputasen er godkjent/ikke godkjent.

Underkjenning

Hvis komiteen finner at dyptgripende endringer er nødvendige for at arbeidet skal kunne anbefales til disputas, vil de anbefale en underkjenning av avhandlingen.

En kartlegging ved UiB viser at rundt 7 % av innleverte avhandlinger ender med en underkjenning. Med innføring av ordningen om mindre omarbeiding forventes det at denne andelen går noe ned. Det å få avhandlingen sin underkjent, er en stor påkjenning for enhver kandidat. I en slik situasjon har veilederne en viktig rolle.

Etter at den negative innstillingen er mottatt fra bedømmelseskomiteen, bør beskjeden først og fremst overbringes per telefon eller personlig. I noen fagmiljøer vil det være naturlig at hovedveileder overbringer beskjeden. Etter dette sørger administrasjonen ved fakultetet at innstillingen blir formelt oversendt til kandidaten.

Når omarbeidingen tar til, bør veilederne tilby hyppige møter. Flere personer i fagmiljøet kan involveres i arbeidet med å hjelpe kandidaten. Man bør lage en arbeidsplan som viser hvordan rettingene skal innarbeides, inkludert en tentativ dato for ny innlevering.

Hvis kandidaten leverer inn på nytt, og avhandlingen blir underkjent en andre gang, har kandidaten ikke mulighet til å levere inn på nytt.

Når kandidaten mottar den negative innstillingen, bør veileder bistå i å vurdere hvorvidt det kan fremmes merknader til denne.