Registrere obligatorisk aktivitet

Innhold på denne siden

• Bakgrunn
• Godkjenningsliste
• Registrering i FS
• Brev til studenter med manglende obligatorisk aktivitet
• Oppdatere resultat i FS for studenter med manglende obligatorisk aktivitet

Bakgrunn

Obligatoriske aktiviteter i et emne må være godkjent for at studenten skal kunne avlegge eksamen. De obligatoriske aktivitetene er definert i vurderingskombinasjon samlebilde. Se eksempel:

Bilde 1

Til forskjell fra andre vurderingskombinasjonstyper, skal obligatoriske aktiviteter ikke komme med på karakterutskrift/vitnemål. Det skal kun registreres godkjent eller ikke godkjent på de obligatoriske aktivitetene.

For at det skal være mulig å ta ut godkjenningslister og senere registrere godkjenning på obligatoriske undervisningsaktivieteter, må det være angitt at det faktisk finnes slike obligatoriske undervisningsaktiviteter. Blant annet i underbildet "Vurd.komb" i "Emne samlebilde" (Studielelementer/Bilder) kan en se hvilke obligatoriske aktiviteter studenten må ha fått godkjent for å få gå opp til eksamen. Obligatoriske aktiviteter vil vises med OBLIG i kolonnen "Type". Dersom emnet har utgåtte vurderingskombinasjoner, kan en sette kryss i boksen "Kun aktive kombinasjoner" for å lette oversikten.

Godkjenningsliste til faglærer (papirregistrering)

Rapporten "FS555.002 Godkjenningsliste – obligatoriske aktiviteter for vurderingsmeldinger" (Vurdering/Rapporter/Kandidat) kan leveres faglærer til avkryssing – husk å ta bort fødsels- og personnummer. Godkjenning fra faglærer må da registreres manuelt i FS av studieadministrasjonen.

En kan velge om rapporten skal lage liste bare for en enkelt aktivitet eller for alle aktiviteter. En kan også velge å gruppere etter deltakelse på undervisningsparti.

Bilde 2

Merk at rapporten også viser dem som er godkjent fra før. I tilfeller hvor studenten utfører den obligatoriske aktiviteten på nytt, til tross for at han allerede har godkjent, må faglærer markere på listen at den er godkjent på nytt i det aktuelle semesteret. 

Godkjenning via Inspera

Godkjenning via Fagpersonweb

Registrering i FS

Registrering av godkjent obligatorisk aktivitet gjøres i bildet "Godkjenning av obligatorisk aktivitet" (Vurdering/Bilder). Her søker man fram aktuell eksamen og velger den aktuelle obligatoriske aktiviteten i nedtrekksmenyen midt i bildet.

Man kan også velge oblig ved å dobbeltklikke i trestrukturen oppe til høyre i bildet. Dersom man velger å gjøre det på denne måten vil den valgte obligen velges automatisk i nedtrekksemenyen i midten av bildet.

Man bør alltid være oppmerksom på at listen over studenter viser de som er meldt til den vurderingsenheten man har valg i trestrukturen oppe til høyre.

Bilde 3

Godkjenning angis ved å sette kryss i feltet "Godkjennes nå". En kan også benytte knappen "Godkjenn alle" for å få satt kryss på alle studentene i listen og deretter ta bort krysset for dem som ikke har fått godkjent.

Merk at studenter som allerede har en godkjent aktivitet (enten fra inneværende eller tidligere semester) vil ha kryss i kolonnen "OK". Studenter som har godkjenning fra tidligere semester og ikke har gjennomført den obligatoriske aktiviteten på nytt inneværende semester, skal ikke ha kryss i "godkjennes nå".

Dersom noen har fått fritak for en obligatorisk oppgave, setter man kryss for dette i kolonnen "Fritak". I boksen som dukker opp angis år og semester og eventuell merknad. Det blir da opprettet en godkjenningssak knyttet til dette.

De som ikke vil bli regnet som godkjent er de som ikke har kryss i kolonnen "OK".

Det har så langt ved UiB ikke vært vanlig å sette kryss i "Godkjennes ikke" for studenter som ikke har fått godkjent. Grunnen til dette er at slik registrering framstod som "Stryk" på studentens resultatside på Studentweb. Nå viser dette som "Ikke godkjent" og det vil derfor være greit å registrere disse eksplisitt som "Godkjennes ikke". Det er imidlertid ikke nødvendig da studenter som ikke har godkjent alle oblig'er vil bli trukket fra eksamen - også uten denne registreringen.

Listen med studenter kan sorteres på studieprogram, kandidatnummer eller navn ved å klikke på overskriftene. Videre kan en velge å vise kun studenter fra et gitt studieprogram ved å velge dette i nedtrekksmenyen "Studieprogram". Dersom en ønsker å sortere kandidatene etter tilhørighet på undervisningsparti, må en først velge undervisningsaktivitet fra nedtrekksmenyen.

Studenter som er undervisningsmeldt uten å være vurderingsmeldt vil ikke vises i listen med mindre en krysser av for "Inkluder undervisningsmeldte". Slike studenter fremkommer med blå skrift i listen. Dersom en student fremdeles ikke vises i listen (dvs. at studenten har utført en obligatorisk aktivitet, men ikke lenger er verken undervisning- eller vurderingsmeldt) kan studenten legges til ved å trykke på knappen "Legg til student".

Dersom en ønsker å kun vise studenter som ikke allerede har et samlet resultat på eksamen (for eksempel trekk) må en først velge rot-kombinasjonen i treet oppe til høyre og deretter velge aktuell obligatorisk aktivitet i nedtrekksmenyen før en setter kryss i feltet "Utelat meldinger med resultat".

Når en er ferdig med å registrere godkjenninger for en obligatorisk aktivitet, kan man angi at registreringen er fullført. Dette gjøres ved å trykke knappen "Registrering fullført". Det vil da dukke opp et bilde hvor en kan krysse av for den eller de obligatoriske aktivitetene som er ferdig registrert.

Om man ønsker at studentene skal få informasjon om godkjent/ikke godkjent obligatorisk aktivitet før eksamen kan man velge å overføre "sensuren" for den aktuelle vurderingsenheten til protokoll.

Brev til studenter med manglende obligatorisk aktivitet

Når obligatorisk aktivitet er registrert bør studentene som ikke har nødvendige godkjenninger varsles om at de ikke får lov til å gå opp til eksamen. Bruk rapporten "Brev" som du får opp via overgangsknappen "Brev" i bildet "Vurdering/ Sensurregistrering – obligatorisk aktivitet ". Rapporten ("FS555.010 Brev til studenter - manglende obligatoriske aktiviteter") kan også finnes i menyen på vanlig måte (Vurdering/Rapporter/Kandidat).

Bilde 4

Det er ikke nødvendig å arkivere melding om manglende obligatorisk arbeidskrav i arkivsystemet. Dette er avklart med dokumentsenteret.

Brevrapporten viser i utgangspunktet en liste over hvem som mottar meldingen. For å se teksten i e-posten velger man underbildet Brev. 

Når man velger å skrive ut får man opp en dialogboks hvor en bør passe på hvilke innstillinger en har under overskriften "Medium for utsending". Det er mulig å sende dette til studenten som e-post istedet for i brevs form.

Dersom en kun ønsker e-post, så må innstillingene være slik de fremkommer i bildet under (1 på E-post og 0 på Brev og SMS).

Dersom en ønsker å sende epost til studenter som har epostadresse og brev til de som mangler dette, så setter man 1 på E-post og 2 på Brev. Når en så skriver ut, så sender systemet ut epost til dem som har epostadresse samtidig som den skriver ut brev til dem som ikke har epostadresse.

Du kan også velge å sende brevene i digital postkasse til de studentene som har det. Brevene vil da bli sendt til digital postkasse for de studentene som har det, og sendt til utskrift for de som ikke har digital postkasse.

Valgene som er gjort i Meldingsinformasjon kan settes som default før utskrift/sending ved å huke av "Sett som default".

Benytt knappen nederst til høyre "Skriv ut/send meldinger for å starte utskrift".

Bilde 5

Adresse 1 hentes fra adressen som er lagt inn som e-postadresse på stedkoden i FS. FS-gruppen vedlikeholder denne e-postadressen.

Adresse 2 kommer fra e-postadressen som står i ruten "Avsender" (se bildet . Denne styrer du selv, og vi anbefaler å legge inn en e-postadresse som går til uib hjelp. Du kan velge å legge adressen som default for deg. 

Bilde 6

Bilde 7

Oppdatere resultat i FS for studenter med manglende obligatorisk aktivitet

På alle emner med obligatoriske undervisningsaktiviteter (oblig) må studenter som ikke har fått godkjent oblig trekkes fra vurdering. Dette gjøres ved at resultatstatus på vurderingsmeldingen settes til Ø (Manglende øvinger).

Før man trekker studentene bør man forsikre seg om at alle utførte obligatoriske aktiviteter er registrert i FS. Studentene som ikke har godkjent de obligatoriske aktivitetene bør også ha fått beskjed om at de vil trekkes fra vurdering. Når det er registrert Ø (Manglende øvinger) på vurderingsmeldingen kan ikke studenten trekke seg fra eksamen (selv om trekkfristen ikke er passert). En bør derfor ikke kjøre rutinen før trekkfristen for eksamen er passert.

Selve trekkingen av studentene kan gjøres ved hjelp av rutinen 'FS515.001 Sletting av vurderings- og undervisningsmeldinger'. Denne kjøres med utplukk 'Emne'. Man må oppgi korrekt emnekode, versjonskode, termin, og vurderingsstatus. Deretter velger man grunnlag 'Manglende obligatoriske aktiviteter'. 

Det er viktig at man også har kryss i boksen 'Slett (evt oppdater) vurderingsmeldinger' OG i boksen 'Oppdater resultatstatus (ikke slett vurderingsmelding)'. Dette fører til at meldingene til de studentene som ikke har godkjent obligatoriske aktiviteter ikke får slettet meldingen sin, men at denne blir oppdatert med resultatstatus Ø.

Bilde 8

Når rutinen kjøres vil man få spørsmål om det er riktig at det er ønskelig å kun oppdatere resultatstatus. Til dette svarer man Ja. Rutinen kjøres først uten oppdatering av database. Rutinen vil da vise hvilke studenter som vil oppdateres til Ø. Dersom dette ser greit ut endrer man valget 'Oppdatér database' til J, og kjører rutinen på nytt. Etter at rutinen er kjørt kan man sjekke i vurderingsenhet samlebilde at meldingene til studentene som ikke hadde godkjent oblig er oppdatert til resultatstatus Ø.

På emner med flere vurderingsdeler kan man kopiere resultatstatus fra roten til delene ved hjelp av rutinen 'FS571.002 Kopiering av resultatstatus for en vurderingsenhet fra melding til delmelding'. Dette kan være nyttig fordi man da unngår at kommisjonsfordelingsrutinene fordeler kandidater til kommisjon på deler som de ikke skal ta.