Behandling av vurderingsprotokoll fra sensorkommisjon

- Krav til vurderingsprotokoll

Referanser i ePhorte: 2017/593, 2020/3025

Vurderingsprotokoll

For vurdering i et emne, skal det foreligge vurderingsprotokoll som entydig identifiserer hvilken vurdering det er snakk om, hvilken person som har oppnådd resultatet, hvem som har gjort vedtak om karakter, og hvilket karaktervedtak som er gjort for hver student(/person). Dersom vurdering i et emne består av flere deler som alle skal ha karakter, skal det foreligge vurderingsprotokoll for hver vurderingsdel. Karaktervedtakene i vurderingsprotokollen registreres på kandidatene i tilhørende vurderingsenhet for emnet i FS. Vurderingsprotokollen arkiveres digitalt i ePhorte.

Det er viktig å kvalitetssikre protokollgrunnlaget, det vil si vurderingsprotokoll og eventuelle protokollformular med underskrift fra alle sensorer, før karaktervedtakene overføres til protokoll i FS. Vurderingsprotokoll og eventuelle protokollformular arkiveres normalt etter at sensuren er overført til protokoll i FS.

Følgende krav gjelder for vurderingsprotokoll

Vurderingsprotokollen skal identifisere emnet og vurderingsdelen det gjelder unikt, med emnekode og -navn, versjonskode, årstall, semester, vurderingskombinasjonskode fra FS og antall studiepoeng.
Sensorene som har vurdert besvarelsen/arbeidet fra studenten, sensorkommisjonen, skal stå listet i vurderingsprotokollen. Kommisjon med sensorer skal opprettes i FS på rett vurderingsdel, og sensoren skal legges inn i kommisjonen. Det kan være flere ulike kommisjoner for hver vurdering.
Vurderingsprotokollen skal inneholde fødselsnummer, navn og kandidatnummer for hver kandidat som skal ha karaktervedtak. Alle kandidater som er listet på vurderingsprotokollen skal ha karaktervedtak. Vurderingsmeldte studenter som ikke skal ha sensur, skal ikke fremkomme på vurderingsprotokollen. Resultatstatus for studenter som ikke skal ha karaktervedtak, føres rett i FS av studieadministrasjonen. Studieavdelingen fører «ikke møtt» og «avbrudd» i FS etter skoleeksamen. Kandidater skal ikke føres i eller strykes fra vurderingsprotokollen for hånd. Kun kandidater som skal ha karaktervedtak skal fordeles til kommisjon i FS.
Vurderingsprotokoll tas ut fra FS, Rapport 566.001 eller 566.002 (vurderingsprotokoll med deler). Protokoll produseres fra FS etter at kandidatene er kommisjonsfordelt.
Alle sensorer i kommisjonen skal signere for sine karaktervedtak i vurderingsprotokollen.
Karaktervedtakene føres på selve vurderingsprotokollen eller på protokollformular (se neste punkt), dersom kandidatene skal være anonyme for sensor. Protokollformular fra Inspera Assessment er digitalt signert og må ikke påføres håndskrevne signaturer. Hver sensor kan underskrive sitt eksemplar av vurderingsprotokollen eller sitt protokollformular. Scannede signaturer fra sensor godtas for arkiv. Dersom sensorene underskriver hver sine vurderingsprotokoller og/eller protokollformular, må karaktervedtaket for hver kandidat være det samme fra alle sensorer.
Et protokollformular skal identifisere emnet, vurderingsdel og kommisjon, tilsvarende som vurderingsprotokollen, og inneholde kandidatnummer og karaktervedtak med signatur(er) fra sensor. Protokollformular identifiserer ikke kandidaten med navn og fødselsnummer. Kandidatlisten i protokollformularet må tilsvare kandidatlisten i vurderingsprotokollen. Protokoller fra Inspera Assessment godtas som protokollformular, er digitalt signert og trenger ikke påføres håndskrevne signaturer. Eventuelle protokollformular må arkiveres sammen med vurderingsprotokollen.
Alle vurderingsprotokoller og protokollformular som gjelder samme vurderingsdel samme semester skal arkiveres samlet.
Scannede vurderingsprotokoller / protokollformular med underskrifter fra sensor, godkjennes som grunnlag for arkivering så lenge de oppfyller kravene til vurderingsprotokoll og protokollformular, og er av god nok arkivteknisk kvalitet.
Papirutskrifter av vurderingsprotokollen kan skrives på vanlig hvitt papir.
Rettinger av sensurvedtak i vurderingsprotokoll/protokollformular med bruk av overstrykning SKAL signeres av sensor ved rettingen. Blanco er IKKE tillatt i vurderingsprotokoll eller på protokollformular.

Hvordan legge vurderingsprotokoll fra flere kommisjoner og evt protokollformular i en PDF-fil

Det er en fordel å slå vurderingsprotokoll fra flere kommisjoner på samme emne, og eventuelle protokollformular fra ulike sensorer, sammen til en fil som kan arkiveres i ePhorte. Dette kan for eksempel gjøres med programmet PDFSam Basic.

Installer PDFsam Basic fra Software Center. Bruk funksjonen «Merge», drag-and-drop de rette PDF-filene til listen, legg filene i ønsket rekkefølge, gi nytt navn til den sammenslåtte filen (vurderings/klage/endrings-protokoll EMNE år semester) og velg «Run».

Les mer på Arkivwiki om hvordan å arkivere vurderingsprotokoll i ePhorte (inkludert oversending av protokollgrunnlag til Dokumentsenteret).

Lempede krav til vurderingsprotokoll

Se om Lempede krav til vurderingsprotokoll i forbindelse med Korona.

Vurderingsprotokoll etter klage på karakterfastsetting

Vurderingsprotokoll med endelig sensurvedtak etter klage på karakterfastsetting, såkalt klageprotokoll, er underlagt ordinære krav til vurderingsprotokoll som beskrevet over. Bruk FS-Rapport 566.001 eller 566.002 (vurderingsprotokoll med deler) og hak av for klagesaker, for å generere klageprotokoll.

Endringsprotokoll - ny vurderingsprotokoll for å korrigere feil

(Denne informasjonen er under arbeid og vil flyttes til egen side)

Dersom det oppdages feil knyttet til et karaktervedtak som er ført i protokoll i FS, må fakultetet gjøre nytt vedtak som retter feilen. Slikt vedtak skal gjøres så raskt som mulig etter feilen er oppdaget, og kan være til gunst eller ugunst for studenten. Det må lages ny vurderingsprotokoll, som oppfyller kravene til vurderingsprotokoll og samtidig forklarerer grunnlaget for omgjort vedtak, en såkalt endringsprotokoll. Endringsprotokoll er tilgjengelig for utfylling i denne lenken (noen har problemer med å åpne denne i Edge, prøv da en annen nettleser). Studenten må orienteres om omgjort vedtak så raskt som mulig.

Viktig for at Studieavdelingen skal finne/gjøre endring i protokollen:

Det opprettes sak i UiBhjelp (via e-post til eksamen@uib.no) . Merk saken/e-posten "endringsprotokoll EMNEkode år semester". I meldingsfeltet oppgis saksnummer i ephorte.

Selve endringsprotokollen legges i ePhorte som N-notat og legges videre som ufordelt til 2180 som mottaker. I tillegg må jornalposten endres til "F". Dette for at saksbehandlere ved Studieavdelingen skal ha lesetilgang for registrering av ny sensur i protokollen i FS.

Endringsprotokoll kan, i spesielle tilfeller, sendes Studieavdelingen, som registrerer endringen i protokoll i FS, og arkiverer endringsprotokollen digitalt i ePhorte sammen med originalprotokoll for vurderingsdelen. Det er kun noen få ansatte på Studieavdelingen som har rettigheter til å endre i protokoll i FS.

Overføring fra vurderingsprotokoll til protokoll i FS

Institutt/fakultet skal overføre karaktervedtak fra vurderingsprotokollen til protokoll i FS. Vurderingsprotokollen (grunnlaget for arkivering) må være komplett med underskrift/godkjenning fra alle sensorene i kommisjonen før sensuren overføres til protokoll i FS.
Institutt/fakultet må kvalitetssikre Vurderingsprotokollen som skal arkiveres.
Institutt/fakultet må kontrollere at KO’ede sensurvedtak i melding i FS samsvarer med det som står i vurderingsprotokollen som skal arkiveres.