Alle studenter som klager på sensurvedtak ved UiB, får tilsendt en automatisk e-post som bekrefter at klagen er mottatt, og som peker til informasjon på nett om behandlingstid (norsk, engelsk) og om trekk av klage (norsk, engelsk). E-postvarselet sendes til kandidatens interne og eksterne epostadresse.

E-posten sendes fra FS når det er registrert klagesak av type SENSUR i FS, uavhengig av om denne kommer inn via Studentweb eller er registrert manuelt i FS. Det sjekkes for nye sensurklagesaker i FS hvert 30. minutt: for klagesaker som kommer inn via Studentweb sendes e-postkvittering alt fra 1-30 min etter at klagen er opprettet; for klager som er registrert manuelt i FS går det 30-60 minutter før eposten sendes. Dette for å gi saksbehandler tid til å fjerne klagen dersom den opprettes ved en feiltakelse (og feilen oppdages umiddelbart).

Dersom studenten trekker klage på karaktervedtak, og deretter sender inn ny klage, sendes det nytt automatisk e-postvarsel. Det sendes per nå ikke varsel om at trekk av klage er mottatt.

Dersom klagebehandlingen tar 12 uker eller mer, skal studenten kontaktes og informeres om forventet svardato og årsaken til lang saksbehandlingstid - dette står også i informasjon på nett til studentene.

(Epostvarsel ble fra og med 27. juni 2023 sendt første gang studenten klagde på en karakter. Fra 19. februar 2024 sendes ny e-post dersom studenten klager på nytt etter først å ha trukket klage.)