Personvernerklæring for Felles studentsystem (FS)

- for søkere og studenter

Sist endret: 01.08.2018

Innhold:

Kort om Felles studentsystem (FS)
Hva er en personvernerklæring?
Hva regnes som personopplysninger?
Formålet med og rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i FS
Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS?
I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling
Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
Vi utleverer dine personopplysninger til andre
Sikkerheten rundt dine personopplysninger
Dine rettigheter
Kontakt

1) Kort om Felles studentsystem (FS)

Felles Studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler, og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved Universitetet i Bergen vil dine personopplysninger bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke applikasjoner er knyttet til det studieadministrative systemet FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

2) Hva er en personvernerklæring?

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Universitetet i Bergen håndterer dine personopplysninger i datasystemet FS. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

3) Hva regnes som personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

4) Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i FS

Formål

Formålet med behandlingen av personopplysninger i FS er å ivareta dine rettigheter som søker, student, kursdeltaker eller doktorgradskandidat, og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.

For eksempel er behandling av personopplysninger i FS nødvendig for at Universitetet i Bergen kan

behandle din søknad om opptak til studier/eksamen/kurs
utføre nødvendig administrasjon rundt dine studier og deg som student
dokumentere dine utdanningsresultater

Rettslig grunnlag

Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven § 4-15 og GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e og nr. 3 bokstav b. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at institusjonen skal kunne ivareta dine interesser som student på en best mulig måte. I enkelte tilfeller har institusjonen også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykke-erklæringer for behandlingen av enkelte opplysningstyper.

5) Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS?

Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i FS.

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i FS: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto), søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon og informasjon om studier og kurs.

Personopplysningene dine kan hentes fra:

1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak

2. Deg selv via Søknadsweb

3. Deg selv via EVUweb

4. Deg selv via Studentweb

5. Kontakt- og reservasjonsregisteret

6. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)

7. Andre universitet/høgskoler

8. Andre personer som registrerer deg i EVUweb

9. Andre personer som registrerer deg i Nomination

10. Saksbehandlere ved Universitetet i Bergen

11. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)

12. Lånekassa

13. Digitale eksamenssystem

14. Fagpersonweb

15. Brukeradministrativt system

16. Betalingssystem for semesteravgift og OCR Giro

17. Adgangskontrollsystem

Frivillige registreringer

1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak

2. Deg selv via Søknadsweb

3. Deg selv via EVUweb

4. Deg selv via Studentweb

Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb, EVUweb og Studentweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine. I Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb og EVUweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier/påmelding til kurs. I Studentweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier, informasjon om din bakgrunn, oppmelding til undervisning og eksamen, søknader, dokumenter du laster opp. Disse opplysningene kan være nødvendige for at vi skal få behandlet dine søknader og at du skal kunne studere ved Universitetet i Bergen.

5. Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)

FS kan hente inn din e-postadresse og ditt mobilnummer fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at noen skal kunne hente inn kontaktinformasjonen din fra KORR, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og ikt.

Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke

6. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)

Hvis du søker om opptak til Universitetet i Bergen via Samordna opptak, henter vi inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vi henter da ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

7. Andre universitet/høgskoler

Hvis du søker om opptak til Universitetet i Bergen, og har oppnådd resultater ved et annet universitet/høgskole som også benytter FS, kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

Hvis du har oppnådd resultater ved et universitet/høgskole utenfor Norge, som deltar i EMREX-samarbeidet, kan du selv ta med deg resultatene dine tilbake til Universitetet i Bergen. Dette kan du gjøre via Søknadsweb og Studentweb.

Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) for deg som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdanningsinstitusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3)), vil Universitetet i Bergen gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun et fåtall utvalgte personer ved Universitetet i Bergen vil få tilgang til disse personopplysningene. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

8. Andre personer som registrerer deg i EVUweb

I noen tilfeller registrerer arbeidsgivere og andre opplysninger om deg i EVUweb. Dette skjer vanligvis hvis du gjennom arbeidsgiver skal studere/delta på etter- og/eller videreutdanning ved Universitetet i Bergen. Denne informasjonen kan være nødvendig for at vi skal få behandlet en søknad/påmelding om opptak til studier/kurs.

9. Andre personer som registrerer deg i Nomination

Nomination er en webapplikasjon hvor eksterne institusjoner kan nominere utvekslingsstudenter til norske læresteder. Hvis du har blitt nominert i Nomination har du allerede fått beskjed om dette på e-post. Følgende personopplysninger blir lagt inn i Nomination for så å bli overført til FS: for- og etternavn, kjønn, e-postadresse, fødselsdato, statsborgerskap og hva du er nominert til. Den som nominerer kan også laste opp eventuelle dokumenter sammen med nominasjonen. Personer som har blitt nominert kan se sine personopplysninger, og eventuelle dokumenter, i Søknadsweb.

10. Saksbehandlere ved Universitetet i Bergen

I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved Universitetet i Bergen registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for og klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier.

11. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)

For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i FS henter vi inn ditt navn og din adresse fra Det sentrale folkeregisteret.

12. Lånekassa

Lånekassa sender Universitetet i Bergen lister over alle personer som er kunder hos Lånekassa. Dette gjør de for at vi skal kunne vite hvilke personers opplysninger som skal sendes tilbake til Lånekassa i forbindelse med utbetaling av lån. Se gjerne punkt 8.6 lenger nede.

13. Digitale eksamenssystem

Flere og flere eksamener gjennomføres i digitale eksamenssystem. Sensur og begrunnelse for sensur, som blir registrert på deg i eksamenssystemene av faglærere og sensorer, blir sendt til FS.

14. Fagpersonweb

På samme måte som for digitale eksamenssystem kan også sensur og begrunnelse for sensur bli registrert på deg i Fagpersonweb. Fagpersonweb er en webapplikasjon som benyttes av faglærere og sensorer. I tillegg til sensur og begrunnelse kan også oppmøteregistrering gjøres i Fagpersonweb. Personopplysninger om deg, som registreres i Fagpersonweb, blir sendt til FS.

15. Brukeradministrativt system

For at du skal få en IT-konto ved Universitetet i Bergen, og tilgang til våre IT-tjenester, registreres dine personopplysninger i et brukeradministrativt system som heter Sebra. Vi registrerer ditt navn og fødselsnummer (11 siffer), samt informasjon om dine studier. Fra Sebra får FS ditt brukernavn og din epostadresse ved Universitetet i Bergen.

16. Betalingssystem for semesteravgift og OCR Giro

Ved Universitetet i Bergen behandles betaling av semesteravgift i et samarbeid med Sammen Studentsamskipnaden på Vestlandet.

FS mottar data om dine innbetalinger gjort i betalingsløsningen for semesteravgift (http://semesteravgift.uib.no).

FS mottar/henter også informasjon om din innbetaling av semesteravgift dersom du har betalt denne til Sammens konto og oppgitt KID. Informasjon om innbetalingen hentes via produktet OCR Giro som leveres av Nets Branch Norway.

17. Adgangskontrollsystem

Dersom du som student har anskaffet deg et studentkort vil data (studentkortnummer, utstedt dato, eventuell sluttdato og bilde) om dette kortet bli overført til Felles Studentsystem.

6) I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling

Når du søker om opptak til Universitetet i Bergen vil en rekke prosesser i behandlingen av din søknad utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:

vurdering av om du er kvalifisert for opptak
poengberegning ved opptak
tildeling av studieplass
beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner (via Studentweb)
oppmelding til undervisning og eksamen og tildeling av plass på undervisning med begrenset kapasitet
kontroll av utdanningsplan
oppretting av fakturaer
når du fullfører et studium; beregning av oppnådd kvalifikasjon
inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon
beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler

7) Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

I utgangspunktet lagres alle dine personopplysninger i Felles studentsystem (FS) til evig tid. Det finnes noen unntak:

Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.

Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3) slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.

Hvis Universitetet i Bergen mottar informasjon om at du er død, vil vi slette din kontaktinformasjon. Eventuelle søknader om opptak, oppmeldinger til inneværende og kommende undervisning, kurs og eksamen m.m. vil bli trukket.

8) Vi utleverer dine personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

Universitetet i Bergen kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning (Leverandør av FS)
Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (drifter FS).
Studentsamskipnaden Sammen Studentsamskipnaden på Vestlandet
Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
Lånekassa
Universitetet i Bergens IT-avdeling (leverandør av brukeradministrativt system, Sebra)
Universitetet i Bergens IT-avdeling (leverandør av LMS)
Inspera AS (leverandør av digitalt eksamenssystem)
Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (leverandør av timeplansystem)
Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (leverandør av økonomisystem)
IT-avdelingen, Universitetet i Bergen (leverandør av integrasjonstjenester til LMS, timeplansystem)
Andre universiteter og høgskoler
NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
BIBSYS/annen leverandør av biblioteksystem
Statistisk sentralbyrå (SSB)
NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH)
NIFU- Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
Helsedirektoratet
Vernepliktsverket
Mira Network (leverandør av UiBs Alumnisystem)
Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (leverandør av valgsystem)
Andre interne systemer på Universitetet i Bergen
Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i dine personopplysninger

1. Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

FS utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

2. Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo

FS driftes av USIT og for å kunne utføre nødvendig vedlikehold og drift av systemet er det nødvendig at enkeltpersoner på USIT har tilgang til data lagret i FS og derfor også data om deg.

3. Studentsamskipnaden Sammen Studentsamskipnaden på Vestlandet

Hvis du har betalt semesteravgift i inneværende termin, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan studentsamskipnadene i Norge hente ut personopplysninger om deg fra Universitetet i Bergen. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut ditt fødselsnummer (11 siffer), ditt navn, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt.

4. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)

Universitetet i Bergen sender følgende personopplysninger om deg til Folkeregisteret: navn, fødselsnummer (11 siffer) og adresse. Dette gjør vi for å få tilbake oppdatert informasjon om deg.

5. Lånekassa

Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.

Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).

Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassa for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning.

6. Universitetet i Bergens IT-avdeling (leverandør av brukeradministrativt system, Sebra)

For at du skal få en IT-konto ved Universitetet i Bergen, og tilgang til våre IT-tjenester, må dine personopplysninger registreres i et brukeradministrativt system som heter Sebra. I den anledning sender vi personopplysninger som adresseopplysninger, gruppetilhørigheter og informasjon om oppmeldinger til undervisning og eksamen fra FS til IT-avdelingen på Universitetet i Bergen.

7. Universitetet i Bergens IT-avdeling (leverandør av LMS)

Ved Universitetet i Bergen benyttes Canvas (MittUiB) i undervisningssammenheng, og noen ganger også eksamen. Dette betyr at IT-avdelingen på Universitetet i Bergen, som drifter Canvas vil ha tilgang til personopplysninger om deg som brukernavn, navn og hvilke emner du tar.

8. Inspera AS (Leverandør av digitalt eksamenssystem)

Ved Universitetet i Bergen benyttes eksamenssystemet Inspera Assessment på en rekke eksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen sender vi personopplysninger om deg til Inspera Assessment. Inspera AS, som utvikler og drifter Inspera Assessment vil ha tilgang til personopplysninger om deg som brukernavn, navn og kandidatnummer.

9. Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo

Ved Universitetet i Bergen benyttes timeplansystemet TP for å planlegge undervisning og eksamen. Universitetet i Oslo, som utvikler og drifter TP vil ha tilgang til personopplysninger (brukernavn og undervisningsaktiviteter) om deg dersom du er fagperson som underviser på emner som timeplanlegges i TP.

10. Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo

Dersom du er student på et videreutdanningstilbud hvor du skal betale kursavgift kan Universitetet i Bergen overføre informasjon om ditt fødselsnummer (11 siffer), navn, kontaktinformasjon og kursinformasjon til vårt økonomisystem Oracle som driftes av Universitetet i Oslo.

11. IT-avdelingen, Universitetet i Bergen (Leverandør av integrasjonstjenester til ulike systemer beskrevet i dette dokumentet)

For at det skal være mulig å benytte systemer slik som f.eks. Canvas (MittUiB) og søknadssystemet for fond- og legat, overføres det personopplysninger fra FS til en rekke systemer ved hjelp av et integrasjonsverktøy kalt FS-REST. IT-avdelingen, Universitetet i Bergen, som utvikler og drifter denne tjenesten som overfører data mellom systemer vil ha tilgang til dine personopplysninger.

12. Andre universiteter og høgskoler

-Søknad om opptak gjennom Samordna opptak

Når du søker om opptak til Universitetet i Bergen gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av Universitetet i Bergen. Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

-Samtykke til resultatutveksling

Hvis du har oppnådd resultater på vurderinger og grader fra et universitet/høgskole og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

-Godkjenning av utenlandske studier

Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS.

-Ved vedtak om sanksjoner ifm atferd

I tilfeller hvor det er registrert at Universitetet i Bergen har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

13. NOKUT- Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen

-Godkjenning av utenlandske studier

Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

14. BIBSYS

For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved Universitetet i Bergen, og ta i bruk bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS. Dette skjer kun når du er semesterregistrert og har betalt semesteravgift.

15. Statistisk sentralbyrå (SSB)

Universitetet i Bergen sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til

din semesterregistrering
ditt/dine avlagte eksamensresultat(er)
ditt/dine fullførte studieprogram
din/dine oppnådd(e) kvalifikasjon(er) som er vitnemålsgivende
deg og din studierett på et doktorgradsprogram

16. NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH)

Universitetet i Bergen sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til

din søknad om opptak til studier
din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r)
dine avlagte eksamener
din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
din(e) utveksling(er)
om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
deg og ditt doktorgradsprogram

17. NIFU- Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning

Universitetet i Bergen sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad.

18. Helsedirektoratet

Hvis du har fullført et studium, som kan gi autorisasjon eller lisens etter helsepersonelloven eller dyrehelsepersonelloven, vil Universitetet i Bergen sende personopplysninger om deg til Helsedirektoratet/Helsepersonellregisteret (HPR). Opplysningene inneholder ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), opplysninger om studieprogrammet og om kvalifikasjonen du har oppnådd. På den måten slipper du å selv søke om autorisasjon når du fullfører et slikt studium.

19. Vernepliktsverket

Universitetet i Bergen leverer informasjon om aktive studenter til Vernepliktsverket. De har krav på, med hjemmel i Lov om verneplikt i forsvaret m.m. (forsvarsloven) kap. 2, §7, å få utlevert informasjon om aktive studenter til bruk i sine registre.

20. Mira Network (leverandør av alumnisystem)

Mira Network mottar informasjon om deg og dine studier for å lette registreringsprosessen i alumnisystemet

21. Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (leverandør av valgsystem)

For å kunne gjennomføre elektronisk valg overføres det informasjon om brukernavn, navn og fødselsnummer (11 siffer) til UiBs valgsystem som driftes av Universitetet i Oslo.

22. Andre interne datasystemer ved Universitetet i Bergen

Universitetet i Bergen benytter en lang rekke datasystemer for å kunne tilby sine søkere og studenter ulike tjenester. Disse systemene vil på bakgrunn av din påloggingsinformasjon hente data om deg som søker/student, fra FS. Dette gjelder følgende systemer/tjenester: Søknad om tilrettelegging ved eksamen, Automatisert studieveiledning, Litteraturkiosken, søknadssystem for fond og legat, system for søknad om leie av hytte, system for søknad om låne-pc ved eksamen, betalingssystem for semesteravgift, UiBTreet og andre undervisningsnære støttesystemer på ulike fagområder.

23. Utlevering av personopplysninger etter offentleglova

I tilfeller hvor Universitetet i Bergen mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke gi begrensninger i denne innsynsretten når henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje av Universitetet i Bergen sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personversnerklæringen.

9) Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Universitetet i Bergen gjennomfører risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i FS. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger.

10) Dine rettigheter

Rett til informasjon og innsyn
Du har krav på å få informasjon om hvordan Universitetet i Bergen behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Universitetet i Bergen. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Rett til å begrense behandlingen
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 11.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

11) Kontakt

Behandlingsansvarlig
Universitetet i Bergen er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Felles studentsystem, jf. GDPR art. 4 nr. 7.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 10 ovenfor, kan du ta kontakt på fs-hjelp@uib.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

Universitetet i Bergen har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Universitetet i Bergen. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Universitetet i Bergen kan nås via e-post: personvernombud@uib.no.

Tjenesteleverandør

Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og er tjenesteleverandør av FS. Det vil si at Unit utvikler og forvalter FS og at Unit har det daglige ansvaret for driften av FS. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Unit tilgang til alle personopplysninger som er registrert i FS, og med det også personopplysninger som sendes til og fra FS.

Kontaktinformasjon til Unit: fs-sekretariat@fsat.no