Fra tid til annen blir man bedt fra eksterne om å utlevere informasjon om studenter. Ved slike henvendelser bør studiekvalitet ved jurist Knut Knapskog konsulteres. Eksempler på slike henvendelser er:

Dersom noen (også om det er foreldre eller annen slekt) ber om en students personopplysninger, for eksempel
- etternavn, adresse, telefonnummer, epostadresse eller fødselsnummer
- informasjon om oppnådde resultater som eksamensresultater eller grader
- om vedkommende er student
Dersom noen ber om ulike lister over studenter
Henvendelser fra andre offentlige instanser som for eksempel Politiet, NAV, Vernepliktsverket (Dersom saken haster, kan politiet ringe Studieavdelingen).
Foreldre eller andre som er på leting etter personer de har et slektsforhold til
Forskere som ønsker en nærmere angitt liste over studenter i forskningsøyemed
Andre som ønsker en nærmere angitt liste over studenter for å tilby et produkt eller en spørreundersøkelse?

Spesielt om fødselsnummer

Du skal heller ikke sende fullt fødselsnummer (11 siffer) i e-post, verken i emnefeltet, inne i e-posten eller som vedlegg da det ikke er noen sikkerhetsforskjell mellom disse. Dette følger både av personopplysningsforskriften § 2-11 Sikring av konfidensialitet og av Datatilsynets veileder for behandling av fødselsnummer. Dersom et fødselsnummer skal sendes i e-post skal det krypteres.

Dersom du kommer i kontakt med noen som krever at UiB sender fullt fødselsnummer i åpen e-post kan du konsultere jurist ved SA Knut Knapskog. SA vil da be avsender vise til hvilke lovhjemler som unntar Universitetet i Bergen og avsender fra forbudet mot å sende fødselsnummer åpent i e-post.

Dersom du i arbeidet trenger å identifisere en søker eller student i en e-post, bruk søkernummer/studentnummer/personløpenummer og ev. etternavn.

Kan jeg gi ut opplysninger til en kollega i studieadministrasjonen?

Ja, dersom det er et studieadministrativt behov for det.

Kan jeg gi ut opplysninger til en vitenskapelig ansatt?

Ja, dersom den som spør er avhengig av opplysningene for å få utført sitt arbeid, for eksempel kontakte en vedkommende er veileder for. Vær oppmerksom på at det å gi ut opplysninger til vitenskapelige kan ligge i grenseland dersom informasjonen som gis ut kan påvirke den vitenskapelige ansattes syn på studenten og eventuell karaktersetting. Informasjon om tidligere karakterer må således ikke gis ut uten samtykke fra studenten selv.

Må en student vise legitimasjon for å få opplysninger om seg selv?

Dersom du ikke er 100 % sikker på hvem studenten er må personen legitimere seg. Husk at du finner bilde på det fleste studenter i FS og da kan du benytte dette til å forsikre deg om at du snakker med rett person.

Kan jeg levere ut opplysninger om medstudenter til en student som ber om det?

Nei.

Kan jeg gi ut personopplysninger (om studenten selv) til en student som har legitimert seg når det er mange andre til stede?

Ja, men du har ansvaret for at ikke andre får rede på de personopplysningene du gir ut. Be de andre i køen trekke lenger bak, eller ta med deg personen du samtaler med til et mer skjermet sted.

Kan jeg oppgi eksamensresultat til eksamenskandidaten selv?

Det beste er å henvise vedkommende til Studentweb. Dersom det ikke er mulig for vedkommende å benytte Studentweb, og dersom du ikke med sikkerhet kjenner personen, skal du be vedkommende legitimere seg før du gir ut opplysninger til vedkommende.

Kan jeg oppgi en eksamenskandidats eksamensresultat over telefon?

Dersom henvendelsen kommer på telefon kan du henvise vedkommende til Studentweb. Dersom vedkommende ikke har norsk fødselsnummer og heller ikke aktiv IT-konto slik Studentweb ikke kan benyttes, kan du lage en digital karakterutskrift i FS og sende til epostadressen som allerede er registrert på vedkommende i FS. Digitale karakterutskrifter fra FS inneholder fødselsnummer for de som har norsk fødselsnummer og disse må ikke sendes på epost.

Kan jeg oppgi et eksamensresultat til en annen person enn eksamenskandidaten selv?

Nei.

Kan jeg oppgi innholdet i en kandidats vitnemål?

I utgangspunktet bør man da oppfordre til bruk av Vitnemålsportalen (altså at studenten deler sine resultater derfra). Om det likevel skulle være behov for verifisering av vitnemålet eller dets innhold se https://www.uib.no/utdanning/49542/verifisering-av-vitnem%C3%A5l-eller-karakterutskrift.

Kan jeg utgi personopplysninger om studenter ved andre enheter ved UiB enn der jeg selv arbeider?

Som FS-bruker har du tilgang til alle studentene ved UiB. De samme reglene for behandling av personopplysninger gjelder enten studenten det etterspørres opplysninger om tilhører enheten hvor du arbeider eller studenten tilhører en annen enhet.

Hva gjør jeg dersom jeg får melding om at en av våre studenter er død?

Informasjon om dette finner du i Retningslinjer ved Studentdødsfall.