Personvernerklæring for Nomination

Sist endret: 03.08.2018

1) Kort om Nomination

Nomination er en webapplikasjon hvor eksterne institusjoner kan nominere utvekslingsstudenter til norske læresteder.

Nomination er knyttet til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Det betyr at data som registreres i Søknadsweb lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter. Se gjerne personvernerklæringen for FS.

2) Om denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Universitetet i Bergen håndterer dine personopplysninger i Nomination. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

3) Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

4) Formålet med behandling av personopplysninger i Nomination

Formål

Formålet med behandling av personopplysninger i Nomination er å kunne identifisere personen som nominerer.

Videre er formålet med behandling av personopplysninger i Nomination er å kunne registrere at en student er nominert for utvekslingsopphold, samt å identifisere studenten. Identifikasjon av studenten er nødvendig både for at institusjonen som skal motta informasjonen skal vite hvilken student det er snakk om, men også for å kunne informere studenten om har han/hun har blitt nominert og at han/hun må registrere videre søknad om utveksling.

Rettslig grunnlag

Personopplysningsloven og forskrift om personopplysninger gjelder for Nomination. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Nomination er regulert i avtale mellom deg som ansatt og din arbeidsgiver.

5) Hvilke personopplysninger blir behandlet i Nomination og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Det finnes ingen sensitive personopplysninger i Nomination.

Når du logger deg på i Nomination lagrer vi din e-postadresse, institusjonsnummeret til institusjonen du logget inn med, IP-adressen din, samt tidspunktet du var logget inn. Denne informasjonen lagres for å kunne gi deg bistand ved behov for hjelp i forbindelse med bruk av Nomination. Personopplysningene dine knyttet til dine innlogginger lagres i 12 måneder før de slettes.

Personopplysninger knyttet til studenter du nominerer sendes til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS).

6) Automatisk saksbehandling

Personopplysningene dine i Nomination vil ikke være gjenstand for automatisert saksbehandling eller profilering.

7) Utlevering av dine personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

Universitetet i Bergen vil kunne utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

Nomination utvikles og tilbys av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO)

Nomination driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

UNINETT AS

Når du logger inn i Nomination benytter du innloggingsløsningen FEIDE. FEIDE utvikles og leveres av UNINETT AS. Ansatte ved UNINETT AS som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til ditt FEIDE-navn og IP-adresse. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten. Etter seks måneder slettes dine personopplysninger hos FEIDE.

8) Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Universitetet i Bergen gjennomfører risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Nomination. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger.

9) Dine rettigheter

Rett til informasjon og innsyn
Du har krav på å få informasjon om hvordan Universitetet i Bergen behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Universitetet i Bergen. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Rett til å begrense behandlingen
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 10.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

10) Kontakt

Behandlingsansvarlig
Universitetet i Bergen er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Nomination, jf. GDPR artikkel 4 nr. 7.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 9 ovenfor, kan du ta kontakt på fs-hjelp@uib.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

Universitetet i Bergen har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Universitetet i Bergen. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Universitetet i Bergen kan nås via e-post: personvernombud@uib.no.

Tjenesteleverandør

Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og er tjenesteleverandør av Nomination. Det vil si at Unit utvikler og forvalter Nomination og at Unit har det daglige ansvaret for driften av Nomination. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Unit tilgang til alle personopplysninger som er registrert i Nomination.

Kontaktinformasjon til Unit: fs-sekretariat@fsat.no