RUTINER FOR BESTILLING AV VARER GENERELT
For å lette arbeidet med å distribuere pakker, spesielt frysepakker, skriv navnet til den som skal ha varen i beskrivelse av handlekurven når ordren opprettes, og gjerne/aller helst mobil nummeret også. I PM er det fire muligheter for slik merking.

BESKRIVELSE AV HANDLEKURV: 1.feltet på 1.side. For intern bruk - sendes IKKE til leverandør, men ekspedisjonen vil kunne gå inn i PM og sjekke hva som står der slik at de ser hvem som faktisk skal ha varen om den er dårlig merket fra leverandør.
- Eksempel: Primere til «En flittig lab-arbeider» + Mobilnummer
- Eksempel: Tørris til «En flittig lab-arbeider» + Mobilnummer
KONTAKTPERSON MOTTAKER, nederste feltet på 1.side: «En flittig lab-arbeider» + mobilnummer
Informasjon her fremkommer på bestillingen til leverandør som varemottaker.
KOMMENTAR TIL LEVERANDØR, 3.side: Leveransen merkes med «En flittig lab-arbeider» + mobilnummer. Denne kommentaren kommer med på ordren som sendes til leverandør. Dersom leverandøren har elektronisk lesing av ordren, er det ikke alltid at feltet blir lest.
VEDLEGG som sendes til leverandør, 3.side. Et vedlegg med informasjon om merking av varen. Husk å hake av at filen skal sendes til leverandør.

RUTINER VED BESTILLING AV TØRRIS
Når det bestilles tørris må fagbestiller informere brukeren om at vedkommende skal lese kapitelet om tørris i HMS-håndboken og at det skal gjøres en risikoanalyse. E-læringskurs i risikovurdering
Link til HMS-håndboken. https://mitt.uib.no/courses/11056/pages/torris
Tørris blir vanligvis levert tidlig på dagen mellom kl 8:00 og 10:00.
Husk å sett en isoporeske i ekspedisjonen til tørrisen.

RUTINER FOR SENDING AV PAKKER MED TØRRIS
Ekspedisjonen legger inn bestilling av opphenting hos TNT som er rammeleverandør for sendinger på tørris ved UiB.
Bestilling av opphenting kan gjøres i god tid i forkant, gjerne dagen før eller enda tidligere når men vet hva man skal sende og fraktbrevet/proformafaktura er klar. Man kan legge inn opphenting av tørrispakker til et ønsket klokkeslett.
Ekspedisjonen trenger ca ½ time på å klargjøre fraktbrev etc.
Til det trengs følgende opplysninger:
Adresse til mottaker med kontaktperson og telefonnummer. MÅ være gateadresse og IKKE postboksadresse.
Mål og vekt på pakken, samt hvor mange kg tørris den inneholder.
Ønsket opphentingstidspunkt, dato evt klokkeslett.
Hvilket prosjekt som skal betale for forsendelsen.
For forsendelser til utlandet må det lages en Proformafaktura, da trengs også beskrivelse av innholdet samt verdien av dette.

Dersom bestillingen er klar minst dagen før pakken ønskes sendt, blir pakken hentet ca kl 9:00 og kan gå med fly til Oslo for videre distribusjon samme dag.
Bestilling av opphenting registrert hos TNT seinest kl 10:00 blir hentet i løpet av dagen og går med bil til Oslo for videre distribusjon.
Bestillinger som blir lagt inn etter kl 10:00 blir hentet neste dag.
Det er til enhver tid noen land TNT ikke sender til, dette variere med situasjonen i landene. Kommer frem når bestillingen legges inn.
Sykkelbud eller motorsykkelbud kan brukes for mindre mengder tørris over kortere strekninger. Begge er raskere enn bil inni byen.
Sending med kurér er en dyrere måte å sende på, men har mange fordeler.
Leverandøren beregner mengde tørris i forhold til mengde og type prøver og distanse for transporten, inklusiv mellomlandinger osv. De beregner nødvendig størrelse på isoporkassen, eventuelt om det trengs spesialkontainer. De fyller på tørris under veis om nødvendig for å sikre jevn temperatur under transporten. Man kan bestille med logging og får da en utskrift av temperaturen i forsendelsen gjennom hele transporten. Denne type forsendelse medfører ikke oppbevaring av tørris ved instituttet. World Courier er en slik leverandør. Prisopphenting og avtale gjøres pr mail. Orden legges inni PM, evt. som stille ordre, men slik at man får et PM-nummer på fakturaen.

RUTINER FOR MOTTAK AV PAKKER.
Når det kommer pakker, sendes det en e-post til den som er oppgitt som varemottaker.
Dersom pakken er en FRYSEPAKKE som IKKE er på tørris, blir det opplyst at det er en frysepakke i e-posten som sendes ut. Dersom pakken ikke er hentet innen 1 time blir den satt på fryserom 2B11.
Dersom pakken er en KJØLEPAKKE blir det opplyst at det er en kjølepakke i e-posten som sendes ut. Dersom pakken ikke er hentet innen 1 time blir den satt på kjølerom 2B09.
Dersom pakken kommer på TØRRIS blir det opplyst at det er en tørrispakke i e-posten som sendes ut. Dersom pakken ikke er hentet innen 1 time blir den satt i Back- up BIO-fryser på BIO-fryserom 2B07. Det ringes til varemottaker evt sendes en sms om varemotaker ikke svarer på telefon. I tillegg sendes epost til de som står på listen for mottakere i den aktuelle forskningsgruppen/faggruppen.
Fagbestillere må merke ordrene i tråd med retningslinjer for bestilling av varer. For hver fagbestiller lages en liste over hvem som kan kontaktes og ta imot pakker når varemottaker ikke er til stede.