Med en god informasjonsstrategi oppnår man at viktig informasjon når ut til alle det gjelder, og at mengden e-post som sendes ut til studentene reduseres. Et av de største administrative problemene med Mitt UiB er mengden med e-postvarslinger som sendes til studentene i forbindelse med publisering av kunngjøringer. Studentene kan velge å slå av e-postvarslingene for kunngjøringer men dette kan føre til at de går glipp av viktig informasjon. Hvis studenten er ofte inne i Mitt UiB ser de kunngjøringene der og behøver kanskje ikke et varsel på epost i tillegg. Studenter kan velge ulike varselpreferanser for de ulike emnene sine.

UiB har en kanalstrategi som skal bidra til helhetlig kommunikasjon og forutsigbar informasjonsflyt for studenter og ansatte.

Ulike informasjonskanaler

Kunngjøringer

Kunngjøringer er beskjeder som går til alle som er registrert på det aktuelle nivået (f.eks. et emne eller fakultet).
Kunngjøringer kan legges på både fakultets-, institutt-, gruppe- og emnenivå, i tillegg til på studieprogram og kull.

Dette er den foretrukne kanalen for beskjeder fra underviser til studenter. Man må likevel forsøke å begrense bruken av kunngjøringer, siden de også sendes på e-post til studentene hvis de har varsler slått på. Det kan raskt bli for mange e-poster til studentene, som da kanskje velger å slå av e-postvarslene.

Alle ansatte kan legge ut kunngjøringer og endre andre sine (innenfor samme emne).
kunngjøringene er lukket for kommentarer fra studentene, men kommentarfeltet kan slås på om ønskelig når man publiserer kunngjøringen.

NB! Dersom kunngjøringer legges i grupper (f.eks. en seminargruppe), så kan studentene endre eller slette kunngjøringene selv. I grupper er nemlig alle sideroller sidestilt.

Meldinger

Meldingsboksen brukes til interne meldinger i Mitt UiB. Meldingen blir synlig i studentenes venstremeny i Mitt UiB. Selv om det er intern melding, sendes det e-post til studentene hvis varslerne er på. Dette er den foretrukne kanalen dersom man vil sende en melding til noen utvalgte studenter, f.eks. en studentgruppe som samarbeider om en oppgave. Meldingene kan sendes på både personnivå og gruppenivå. Skal man sende en beskjed til alle studentene på emnet, anbefaler vi likevel å heller sende en kunngjøring. I meldingene kan man ikke formatere tekst, men det kan legges ved vedlegg. Alle kan sende meldinger, inkludert studenter. Studenter må imidlertid plukke ut én og én mottaker. De kan altså ikke velge å sende melding til alle på et emne, slik som ansatte kan.

Informasjonssider

Statiske informasjonssider kan ligge på alle nivå, og utløser ingen e-postvarsel. Informasjon som ikke endres fra år til år bør legges til slike informasjonssider, og ikke som kunngjøringer. Eksempler her er generell eksamensinformasjon og emnebeskrivelser. Studentene må selv oppsøke slike sider, men de kan f.eks. fremheves på fakultets- eller emneforsiden.

Kalender

Kalenderen kan være grei til å informere om frister og arrangementer, men studentene får opp maks 10 kalendere, og vi har derfor ikke kontroll på hvilke kalendere studentene kan se. Vi kan likevel anta at alle har kalendrene til emnene de er oppmeldt til, så ulike frister og arrangementer på dette nivået bør legges i kalenderen.

Globale kunngjøringer

Dette er meldinger som legges synlig på dashbordet til studentene. Meldingene kan kun legges på UiB- og fakultetsnivå, og utløser ikke e-postvarsel. Dette er den foretrukne kanalen om informasjon som gjelder alle studenter på et fakultet, f.eks. informasjon om at Studentweb har åpnet, frist for å søke permisjon og så videre. Meldingene bør være så korte som mulig, og heller lenke til nettsider for mer informasjon. Det bør helst ikke ligge ute flere enn to om gangen. Globale kunngjøringer kan man finne igjen ved å gå til en konto sine innstillinger og klikke på "Kunngjøringer".

Det står mer om hvordan lage kunngjøringer på neste side i denne modulen.

Alternative kanaler utenfor Mitt UiB

Informasjonsskjermer på fakultet/infosentre
Studentsidene (uib.no/student)
E-post
Fakultetets nettsider
Sosiale medier

Generelle råd

Opprettelse av grupper i Mitt UiB bør begrenses, på grunn av begrensing av visning av kalenderaktiviteter. Når SA skal spre informasjon gjennom Mitt UiB, bør dette gjøres i tett dialog med fakultetene, for å gjøre mengden informasjon mer håndterbar for studentene.
Globale kunngjøringer kan erstatte mange av meldingene som tidligere er sendt som kunngjøringer, særlig når det er informasjon som gjelder alle studentene ved et fakultet.
Kunngjøringer fra fakultetet skal kun sendes når det er «ekstra viktig» informasjon, f.eks. siste frist for å semesterregistrere seg, eller varsler om ugyldige vurderingsmeldinger som vil bli slettet.
Meldingsinnboksen i Mitt UiB («interne meldinger) skal kun brukes på emnenivå når man skal nå et begrenset antall studenter (f.eks. en gruppe studenter som skriver oppgave sammen)

Eksempler på forsider

Klikk inn på et par av lenkene for å se hvordan andre har lagt opp sine forsider:

Brukermanual/Kurs: Brukerrettleiing for ansatte
Fakultet: Det medisinske fakultet
Emne: STAT101 21H / Elementær statistikk

Man kan også søke etter alle emner i Mitt UiB fra søk-siden.

Vær oppmerksom på at:

Med Mitt UiB kan studentene også kontakte ansatte på ulike måter, inkludert administrasjonsansatte. For ansatte som ikke er så ofte innlogget i Mitt UiB er det lurt å ha epostvarsling om meldinger fra studenter dine emner, og om kunngjøringer i det emnet som er lagt ut av dine kollegaer. Studenter kan sende deg en melding fra Mitt UiB som går til din Mitt UiB-innboks. Du bør derfor ha varsel på for meldinger i innboks, slik at du også får beskjed på din vanlige e-post.

Kunngjøringer har en kommentarfunksjon – denne vil generere et varsel til din e-post. Mulighet for kommentarer er i utgangspunktet slått av (som standard) men kan slås på om ønskelig når du publiserer kunngjøringen. For at studentene skal ta direkte kontakt med riktig administrativt- og fagligansvarlige for de ulike emnene i de kanalene vi ønsker, kan det være lurt at dette kommer tydelig fram på forsiden til de enkelte emnene med lenke til e-post eksempelvis. HUSK! De av dere som har valgt å ha lenkeknapper på emneforsidene må huske å oppdatere disse hvert semester.

Vedlagt følger et dokument med anbefalte retningslinjer for informasjonsdeling i Mitt UiB. Retningslinjene er i hovedsak tenkt for studieadministrativt personale, men kan også være aktuelt for studentorganisasjoner og undervisere. Dokumentet inneholder en oversikt over de ulike informasjonstypene som er tilgjengelig via Mitt UiB på ulike nivåer, og en påfølgende tabell med ulike eksempler. Dokumenter inneholder også anbefalte varselsinnstillinger for ansatte.