Forberedelser i FS
Emner og medlemskap i Mitt UiB administreres som regel i Felles Studentsystem- FS. Emner, grupper, studenter, fagpersoner og medlemskap i Mitt UiB hentes automatisk fra FS. Informasjonen i Mitt UiB oppdateres hver annen time i arbeidstiden - og enda oftere ved semesterstart.
Mitt UiB får timeplandata fra TP. Endringer i timeplandata må gjøres i TP.
Her er en oppskrift på hva som må gjøres i FS for at alle overføringene skal gå smertefritt.
Merk: Ikke rydd i Mitt UiB ved å slette emner og undergrupper som er opprettet i FS.
Emner
Undervisningsenheten til emnet må ha LMS Eksport satt til J (JA). En engangsjobb gjør dette for alle emner per semester. Dersom man setter den til N (NEI), vil emnet forsvinne fra Mitt UiB i løpet av natten, men det slettes ikke. Vil man ha det tilbake, er det bare å sette LMS Eksport til J igjen og vente til neste dag.
Språket på emnets tittel i Mitt UiB styres av underbildet Språk i Emne samlebilde, men det kan overstyres på undervisningsenheten. Det er kun bokmål og engelsk som kan brukes i denne sammenhengen.
Studentgrupper
For at en studentgruppe skal bli automatisk opprettet i Mitt UiB, må LMS Eksport være J på undervisningsaktiviteten, på selve gruppen og på nivået over. Dette feltet finner man som vist nedenfor. Merk at det også på nivået over gruppene må være J på LMS Eksport.
Merk:
- Emnets gruppesett må ha unike navn i FS.
- Studentene kan bare være medlem i en av gruppene i hvert gruppesett.
Form er blitt viktig og må harmonere med undervisningsaktivetens art.
- Dersom Form-valget for en gruppe eller et gruppesett indikerer fellesaktivitet f.eks. FOR, vil gruppesettet ikke bli overført til Mitt UiB selv om øvrige valg er korrekte.
- Dersom Form-valget for en fellesaktivitet indikerer gruppeaktivitet f.eks. SEM, vil studentene ikke se emnets kalender før de er partiplasserte.
Så hvis studentene sier at de ikke kan se felles kalenderhendelser i Mitt UiB er det fordi undervisningsaktiviteter har feil "Form" i FS. Undervisningsaktiviteter som har Form=SEM krever at studentene er påmeldt denne seksjonen for at hendelene skal vises i kalenderen. Ved å endre Form fra "SEM" til "FOR" vil hendelsene dukke opp i alle sin kalender. Evt må studentene plasseres på parti via FS eller Mitt UiB sine seksjoner.
Fakultetsemner
Medlemskap er basert på studierett, undervisningsmelding eller vurderingsmelding til et emne som tilhører fakultet eller institutt under fakultetet.
Instituttemner
Medlemskap er basert på studierett, undervisningsmelding eller vurderingsmelding til et emne som tilhører instituttet.
Studieprogramemner
Medlemskap er basert på studentens studierett. En studierett for høstsemesteret gir medlemskap ut januar, og en studierett for vårsemesteret gir medlemskap ut august. Dette gjelder så lenge studentstatus i FS ikke er SLUTTET, INNDRATT, OVERGANG, TRUKKET.
Studieprogrammet må dessuten ha LMS Eksport satt til J for å komme over til Mitt UiB.
Kull- og klasseemner
Kullemnene i Mitt UiB baserer seg på studieprogramnavnet og kullnavnet. Klasser bruker også klassenavnet. Begge deler redigeres i Kull samlebilde i FS. For at kullene skal komme over til Mitt UiB, må de være aktive og ha LMS Eksport satt til J. Det samme gjelder for klassene.
Studenter
For at en student skal få medlemskap på emner i Mitt UiB, må det finnes enten vurderingsmelding eller undervisningsmelding tilknyttet emnet. Dersom undervisningsmeldingen er manuelt opprettet i FS, må man huske å sette Tilbudstatus til I (Nytt tilbud).
Fagpersoner og administrative
Nedenfor er en tabell som viser hvilke personroller man kan bruke i FS for å gi automatisk medlemskap i Mitt UiB. Disse rollene settes i underbildet Personrolle på Emne, Undervisningsenhet eller Undervisningsaktivitet. Personer tilknyttet en timeplanforekomst på en aktivitet vil også komme over til Mitt UiB. Det er kun på Emne det tas hensyn til Dato fra og Dato til.
Mitt UiB |
FS |
Bør legges i underbildet Personrolle på |
---|---|---|
Faglærer |
|
Undervisningsenhet |
Emneansvarlig |
|
Undervisningsenhet |
Administrasjon |
|
Undervisningsenhet |
Undervisningsassistent |
|
Undervisningsaktivitet |
|
Emne |
Personer på en undervisningsaktivitet, f.eks. tilknyttet en timeplan, vil også få medlemskap på selve emnet.
Merk at personroller i FS automatisk blir kopiert over til neste termin både på undervisningsenhet og undervisningsaktiviteter. Se Brukertyper i Mitt UiB
Plagiatans = plagiatansvarlig
Denne rollen brukes for å fortelle systemet hvem som skal motta plagiatkontrollrapportene på epost. Dette gjelder masteroppgaver levert i Studentweb/Masterark, oppgaver levert i Mitt UiB, oppgaver levert i Oppgaveseminar i Mitt UiB, og besvarelser fra prøver i Inspera Assessment (bortsett fra skoleeksamen).
Merk: Emnet kan bare ha én PLAGIATANS om gangen. Merk også: Dersom man ikke ønsker automatisk innsending fra Masterark, skal emnet ikke ha PLAGIATANS-rolle i FS.
Hvor fort blir endringene i FS synkronisert med Mitt UiB?
I hovedsak kjøres det en import fra FS til Mitt UiB hver hele klokketime i tidspunktet mellom kl 06 og kl 21.
Men mindre endringer i etablerte emner kan komme raskere. Det kommer litt an på hva disse endringene henger sammen med.